حسابداری در طی یک دوره مالی اطلاعات و گزارشات کاملی را از آن دوره در اختیار مدیران و سازمان مالیاتی کشور قرار می‌دهد. در گزارش‌هایی که به مدیران ارائه می‌شود، می‌توان برای آینده سازمان تصمیم گرفت. با بررسی سود و زیان شرکت در بازه زمانی گذشته، می‌توان به این نتیجه رسید آیا مسیری که شرکت در پیش گرفته است نیاز به تغییر دارد یا خیر. حتی به وسیله این گزارش می‌توان جلوی ضرر و زیان شرکت را گرفت. بنابراین گزارش‌های حسابداری را به عنوان یک گزارشی از دستاوردهای کارهایی که شرکت در ماههای گذشته به دست آورده می‌توان در نظر گرفت.
اصلاح حساب‌ها در حسابداری یکی از مباحث تأثیرگذار در نتیجه این گزارش است. در این مقاله شما را با معنای اصلاح حساب‌ها در حسابداری آشنا خواهیم کرد. سپس در رابطه با اصلاح حساب‌ها در پایان دوره مالی توضیح می‌دهیم. با ما همراه باشید تا اطلاعات کاملی از این موضوع به دست آورید.
اصلاح حساب در حسابداری چیست؟
همان‌طور که در مقدمه بیان کردیم، شرکت‌ها یک گزارش کاملی درباره وضعیت حساب‌ها در ماه یا دوره مالی گذشته در اختیار مدیران و سازمان مالیات قرار می‌دهند. در این گزارش باید قسمت بدهکار و بستانکار با یکدیگر همخوانی داشته باشند. در غیر این صورت گزارش مشکل پیدا می‌کند.
برخی از شرکت‌ها هزینه‌ای به عنوان پیش‌پرداخت برای دریافت خدمات پرداخت می‌کنند مانند هزینه بیمه یا اجاره. این هزینه در ماه گذشته پرداخت شده است؛ بنابراین باید در گزارش حسابداری این هزینه ذکر شود. اما در مقابل، هنوز خدماتی دریافت نشده است؛ چرا که ارائه خدمات به ماههای بعد موکول می‌شود. از طرف دیگر ممکن است شرکت هزینه‌ای از مشتری برای ارائه خدمات، به عنوان پیش‌پرداخت دریافت کرده باشد. این هزینه در ماه گذشته دریافت شده و طبق توافق با مشتری، قرار است خدمات در ماههای آینده ارائه شود. پس هزینه‌ای وارد شرکت شده است بدون آنکه خدماتی برای آن ارائه شود.
این دو امر بالا موجب عدم شفافیت گزارش مالی می‌شود. هزینه‌ای به شرکت وارد یا از آن خارج شده بدون آن که در قبال آن خدماتی دریافت یا ارائه شود. در این حالت باید اصلاح حساب در حسابداری انجام شود. در اصلاح حساب، حسابداران و کارشناسان این حوزه، اسناد مربوط به آن دوره را بررسی و اصلاح می‌کنند.
بنا بر اصل تطابق، تمام هزینه‌های پرداخت شده/ دریافت شده در یک دوره باید از حساب دارایی/ بدهی همان دوره کسر شده یا افزایش پیدا کند. اما زمانی که یک هزینه به عنوان پیش‌پرداخت دریافت یا واریز می‌شود، در صورت حساب‌های مالی تأثیر گذاشته و حساب‌ها نیاز به بررسی مجدد پیدا می‌کنند. در دو حالت بالا، یعنی دریافت یا ارائه هزینه پیش‌پرداخت، حسابدار باید به تعدیل حساب‌ها بپردازد.
در حالتی که شرکت هزینه‌ای به عنوان پیش‌پرداخت داده باشد، باید هزینه دوره جاری از حساب پیش‌پرداخت کسر و به حساب سود و زیان شرکت اضافه شود. به این روال اصلاح حساب‌های پیش‌پرداخت گفته می‌شود. اما اگر شرکت هزینه‌ای به عنوان پیش‌پرداخت دریافت کرده باشد، این هزینه باید از حساب پیش‌دریافت درآمد کسر و به حساب درآمد دوره جاری اضافه شود. به این حالت اصلاح حساب‌های پیش‌دریافت می‌گویند. به فرایندهای بالا اصلاح حساب‌ها در حسابداری گفته می‌شود که باید قبل از تهیه صورت‌های مالی و گزارش‌های مالی انجام شود.
ثبت‌های اصلاحی به چند دسته تقسیم می‌شوند؟
به سه دسته تقسیم می‌شوند:
-
پیش‌پرداخت‌ها مانند هزینه‌ای که برای بیمه پرداخت می‌شود و پیش‌دریافت‌ها مانند پولی که از مشتری برای ارائه خدماتی به عنوان پیش‌دریافت، گرفته می‌شود.
-
هزینه و درآمدهای ثبت نشده مانند معاملاتی که دریافت یا پرداخت وجه بعد از متحمل شدن هزینه یا تحقق درآمد صورت می‌گیرد.
-
سایر اصلاحات مانند مطالبات مشکوک الوصول
آموزش اصلاح حساب‌ها در حسابداری
قبل از آموزش اصلاح حساب‌ها در حسابداری لازم است انواع حساب‌ها را معرفی کنیم.
حساب موقت: به حساب موقت اصطلاحاً حساب سود و زیان گفته می‌شود. این نوع حساب‌ها در پایان دوره هر دوره مالی بسته می‌شود. حساب درآمد، هزینه و برداشت در این دسته از حساب‌ها قرار دارند.
حساب دائم: این حساب‌ها در پایان دوره مالی بسته نمی‌شوند. حساب‌های دارایی، بدهی و سرمایه در این دسته از حساب‌ها قرار می‌گیرند. به این حساب‌ها ترازنامه می‌گویند.
بیشتر بخوانید: همه چیز در مورد دارایی در حسابداری
حساب مختلط: حساب پیش‌دریافت قبل از آنکه اصلاح کنیم به عنوان یک حساب مختلط به شمار می‌آید. قسمتی از این حساب یک بدهی است که در گروه حساب دائم به شمار می‌آید. قسمت دیگر آن درآمد است که در گروه حساب موقت قرار می‌گیرد. همین موضوع برای حساب پیش‌پرداخت نیز صدق می‌کند.
اصلاح حساب‌ها می‌تواند در طول دوره مالی یا در پایان دوره مالی صورت بگیرد. در ادامه روال اصلاح حساب در هر دو حالت را توضیح خواهیم داد.
اصلاح حساب‌ها در طول دوره‌ی مالی
هزینه‌ها در یک دوره مالی باید با درآمدها مطابقت داشته باشد. به همین دلیل در طول دوره مالی، تمام هزینه‌ها، درآمدها، سود و زیان‌ها ثبت می‌شوند. حال اگر درآمد و هزینه‌ها با یکدیگر تطابق نداشته باشد، باید مواردی که موجب عدم تطابق شده شناسایی و بررسی شوند. این هزینه‌ها به نحوه صحیحی در دفتر روزنامه ثبت و در دفتر کل اصلاح می‌شوند. به این ثبت‌ها، ثبت‌های اصلاحی گفته می‌شود. برخی ثبت‌های اصلاحی در طول دوره مالی و برخی از آن‌ها در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورت‌های مالی انجام می‌شود.
اصلاح حساب‌ها در پایان دوره مالی
در پایان هر دوره مالی اصلاح حساب برای به روز کردن مدارک صورت می‌گیرد. در پایان این دوره، با تکمیل شدن حساب دفتر کل/دفتر معین/حساب های شناور و حساب تفضیلی شناور، برخی از حساب‌ها اطلاعات صحیح را ارائه نمی‌دهند. به همین دلیل باید این حساب‌ها شناسایی شود و نسبت به اصلاح آن در دفتر روزنامه اقدام شود. در پایان دوره مالی اصلاح حساب‌ها بر روی موارد زیر انجام می‌شود:
-
اصلاح پیش‌دریافت‌های درآمد
-
اصلاح پیش‌پرداخت‌های هزینه
-
ثبت هزینه‌های به وقوع پیوسته و ثبت نشده تا پایان دوره مالی
-
ثبت درآمدهای تحقق یافته و ثبت نشده تا پایان دوره مالی
-
ثبت هزینه استهلاک دارایی‌های استهلاک‌پذیر
-
اصلاح حساب موجودی ملزومات
چرا به اصلاح حساب‌ها در حسابداری نیاز داریم؟
همان‌طور که در ابتدای متن اشاره کردیم، گزارش‌هایی که حسابدارها از یک دوره مالی ارائه می‌دهند بر نتایج گزارش‌های مالی دوره‌های بعدی تأثیرگذار است. به همین دلیل در پایان هر دوره مالی، گزارش‌ها باید با دقت بررسی شوند و یک سری اصلاحات بر روی حساب‌ها انجام شود. به این دلیل به اصلاح حساب‌ها در حسابداری نیاز داریم.
بیشتر بخوانید: آموزش نحوه بایگانی اسناد حسابداری
جمع‌بندی
اصلاح حساب در حسابداری موضوعی بود که در این مقاله به طور کامل به آن پرداختیم. در مورد معنای آن توضیح دادیم و نحوه اصلاح حساب‌ها در حالت‌های مختلف را به صورت کامل شرح دادیم. امیدواریم این متن برای شما مفید واقع شده باشد.
