آشنایی با حساب تفصیلی شناور در حسابداری

یکی از حساب‌هایی که در گزارش مالی به آن پرداخته می‌شود، حساب تفصیلی شناور است. اما قبل از آن که بخواهیم در مورد این حساب توضیح دهیم در ابتدا باید با چند مفهوم پایه دیگر که به این موضوع مرتبط است آشنا شویم. حساب تفصیلی شناور نوعی حساب تفصیلی به شمار می‌آید. حساب تفصیلی زیر مجموعه حساب معین و حساب معین زیر مجموعه حساب کل است. حساب کل وضعیت حساب یک شرکت را نشان می‌دهد. این حساب دارای سرفصل‌هایی بوده که توسط سازمان حسابداری و سازمان امور مالیاتی کشور تعیین می‌شود. به دلیل کلی بودن این حساب، جزئیات رویدادهای مالی در آن ذکر نمی‌شود. به همین دلیل حساب معین تعریف شده و زیر مجموعه حساب کل قرار می‌گیرد.

در حساب معین جزئیات یک رویداد مالی بیان می‌شود، اما این جزئیات به طور کامل نیست. به عنوان مثال در حساب کل، حساب شرکت، بدهکار به شمار می‌آید. اما مشخص نیست این بدهکاری دقیقا به چه فرد یا شرکتی است. در حساب معین مشخص می‌شود که سازمان به چه فرد یا سازمانی بدهکار است. به عنوان مثال مشخص می‌شود که به بانک بدهکار است. اما شرکت به کدام بانک بدهکار است؟ یک شرکت می‌تواند در بانک‌های مختلف حساب داشته باشد. در این حالت حساب تفصیلی مطرح می‌شود.

حساب تفصیلی مشخص می‌کند که شرکت به بانک ملت بدهکار است. در نهایت به کمک توضیحات حساب کل، معین و تفصیلی به یک گزارش کامل از حساب‌های شرکت خواهیم رسید. اگر یک حساب معین نیاز به چند حساب تفصیلی برای بیان جزئیات مختلف داشته باشد، ما برای آن حساب معین چند حساب تفصیلی تعریف می‌کنیم. به عنوان مثال در یک حساب معین بانک به عنوان حساب بدهکار ذکر شده است. نام بانک و شماره حساب در حساب تفصیلی ذکر می‌شود. اما اگر شرکت در این بانک، چند حساب بانکی داشته باشد، باید چند حساب تفصیلی تعریف کنیم. به این حالت حساب تفصیلی چند سطحی گفته می‌شود. مدیر شرکت و حسابداری، با توجه به این گزارش کامل مالی و جزئیات آن می‌توانند برای روال و دارایی شرکت تصمیم بگیرند.

حساب تفصیلی شناور چیست؟

با توضیحات بالا مشخص شد که به وسیله تعیین هر سطح، می‌توان یک گزارش منظم از وضعیت مالی شرکت تهیه کرد. اما در برخی موارد یک حساب تفصیلی در زیر مجموعه حساب‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بگذارید با یک مثال این موضوع را روشن کنیم. به عنوان مثال شرکت شما با شرکت x دریافت و پرداخت‌های زیادی دارد. در حساب کل بدهکاری برای شرکت شما ثبت شده است. در حساب معین نام سازمان یا فردی که شرکت شما به آن بدهکار ثبت شده، به عنوان تامین کننده شناخته می‌شود. از طرف دیگر شرکت x نیز از خدمات سازمان شما استفاده می‌کند. بنابراین در قسمت بستانکار، نام آن شرکت به عنوان مشتری ثبت می‌شود.

در این حالت شاید گزارش خیلی راحت به نظر برسد، اما اگر دقت کنید، نام شرکت x در قسمت حساب تفصیلی، در دو زیر مجموعه حساب معین مجزا به کار رفته است. اگر گزارش به این ترتیب نوشته شود، حجم آن زیاد می‌شود و ممکن است افراد سردرگم شوند. به این جهت حساب تفصیلی شناور تعریف می‌شد. به جای آن که برای حساب‌های معین مختلف، یک حساب تفصیلی یکسان تعریف شود، یک حساب تفصیلی تعریف و همان حساب تفصیلی به حساب‌های معین‌ مختلف وصل می‌شود. این حساب تفصیلی که به چند حساب معین متصل است، به عنوان حساب تفصیلی شناور شناخته می‌شود.

بیشتر بخوانید: نحوه محاسبه استهلاک انباشته

کاربرد حساب تفصیلی شناور در سند حسابداری

از مجموع متن‌های بالا به این نتیجه رسیدیم که حساب تفصیلی آخرین گره در یک گزارش حسابداری است. این گره آخر، جزئی‌ترین اطلاعات یک حساب بدهکار یا بستانکار را در اختیار ما قرار می‌دهد. در هنگام ایجاد سند حسابداری، هر نوع حسابی که ایجاد می‌کنیم، یک کد به آن تعلق می‌گیرد. برای حساب تفصیلی شناور، یک کد یکتا ثبت می‌شود. این حساب تفصیلی با آن کد یکتا را دیگر برای هیچ حساب معین مختلفی نمی‌توان مجدد تعریف کرد. اما می‌توان آن را به حساب‌های معین مختلف متصل کرد‌. به این صورت یک حساب تفصیلی شناور در نرم‌افزار ایجاد کرده‌ایم.

در ادامه شما را با کاربرد حساب تفصیلی شناور در گزارش‌گیری از اسناد حسابداری آشنا می‌کنیم. در سیستم حسابداری که از حساب تفصیلی شناور استفاده می‌کند، زمانی که بخواهیم از مجموع وضعیت بدهکاری یا بستانکاری یک فرد با توجه به اسناد حسابداری گزارش تهیه کنیم، این کار بسیار سریع و در مدت زمان کوتاهی انجام می‌شود. در حالتی که حساب تفصیلی یکتا و شناور نباشد، برای هر فرد یا شرکت باید از تمام حساب‌های آن فرد یا شرکت خروجی گرفته و با محاسبه مجموع آن، می‌توان به گزارش بدهکاری یا بستانکاری رسید. اما حساب تفصیلی شناور، گزارش وضعیت نهایی حساب آن فرد را به ما می‌دهد.

اما سطوح شناور در حسابداری به چه معنا است؟ در سیستم‌ها و اسناد حسابداری به دو صورت می‌توان حساب کل، معین و تفصیلی را تعیین کرد. در حالت اول، برای هر حساب معین یک حساب کل و برای هر حساب تفصیلی یک حساب معین وجود دارد. به این حالت، حالت درختی نیز گفته می‌شود. در حالت دوم، هر حساب معین می‌تواند چند حساب کل و هر حساب تفصیلی می‌تواند چند حساب معین داشته باشد. در حالت دوم سطوح شناور هستند و به آن کدینگ شناور نیز گفته می‌شود.

مزایا و معایب استفاده از حساب تفصیلی شناور در حسابداری

اصلی‌ترین دلیل استفاده از حساب تفصیلی شناور، به دست آمدن آسان مبلغ کل بدهی یا بستانکاری شرکت است. این دلیل، مزیت و امتیاز ویژه استفاده از این نوع حساب است. در صورتی که اگر از حساب تفصیلی شناور استفاده نشود، برای به دست آوردن مبلغ نهایی بدهی و بستانکاری شرکت نیاز به محاسبه تک تک حساب‌ها و مجموع آن‌ها است که کار زمانبری خواهد بود. اما در کنار این مزیت، حساب تفصیلی شناور دارای معایبی نیز است. استفاده از حساب تفصیلی شناور، صدور اسناد حسابداری را سخت و دشوار می‌کند. با این وجود برای برخی شرکت‌ها مزیت استفاده از آن، به مقداری قابل توجه است که نسبت به این مشکل چشم‌پوشی کنند.

ایجاد حساب تفصیلی شناور در نرم‌افزارها

هریک از نرم‌افزارهای حسابداری امکان تعریف حساب تفصیلی به صورت شناور را دارند. به عنوان مثال حساب تفصیلی شناور در نرم‌افزار هلو را بدین ترتیب می‌توان ایجاد کرد.

• ابتدا نوع حساب را مشخص می‌‌کنید.

• سپس از سرفصل‌هایی که تعیین شده یک مورد را انتخاب می‌کنید. همانطور که در ابتدای متن بیان کردیم این سرفصل‌ها توسط سازمان امور مالیاتی و حسابداری تعیین می‌شود و امکان تغییر آن وجود ندارد.
• بعد از ثبت سرفصل، حساب معین را تعیین و سپس حساب تفصیلی آن را مشخص می‌کنید.
• حساب تفصیلی شناور در نرم‌افزار سپیدار نیز به همین صورت بعد از تعیین حساب کل و معین ثبت می‌شود. اگر گزینه کد تفصیلی خودکار فعال باشد سیستم به صورت خودکار به شما کد تفصیلی می‌دهد و اگر غیر فعال باشد شما می‌توانید در آن اطلاعات وارد کنید.

امیدواریم در این متن اطلاعات کاملی در رابطه با حساب تفصیلی شناور به دست آورده باشید.