آموزش نحوه بایگانی اسناد حسابداری و مالی

یکی از انواع خدمات حسابداری که حسابدار باید به آن اشراف داشته باشد، بایگانی است. شاید به نظر برسد بایگانی فقط قرار دادن کاغذها در زونکن یا ذخیره کردن فایل‌ها در سیستم بدون هیچ‌گونه دستورالعمل و اصولی باشد. اما بایگانی به این طریق تنها آشفتگی و بی‌نظمی برای سیستم ایجاد می‌کند.

یک شرکت یا سازمان کوچک باید اسناد مالی خود را بر اساس روال و قاعده خاصی بایگانی کند. اگر دستورالعمل بایگانی اسناد حسابداری رعایت نشود ممکن است فایل‌های مهم مالی گم شوند و شرکت دچار ضرر مالی شود. برای آشنایی با روال و دستورالعمل‌های بایگانی اسناد حسابداری با ما همراه باشید.

بایگانی اسناد حسابداری چیست؟

به مجموعه مدارک نگهداری شده یا به محل نگه داشتن مدارک، بایگانی می‌گویند. در واقع می‌توان گفت بایگانی روش و قاعده‌ای برای نگهداری و حفظ اسناد و مدارک است به نحوی که به آسانی و در کمترین وقت بتوان به آن دسترسی پیدا کرد. در یک سازمان، مدارک مختلفی برای بایگانی و نگهداری وجود دارد. یکی از واحدهای شرکت یا سازمان که در آن اسناد مهم بایگانی می‌شود، واحد حسابداری آن است.

مدارکی مانند اطلاعات و قراردادهای کارمندان، حقوق و دستمزد و اسناد خرید و فروش در واحد حسابداری نگهداری می‌شود. نگهداری این مدارک از اهمیت بالایی برخوردار است. به نگهداری از اسناد مالی و حسابداری، بایگانی اسناد حسابداری گفته می‌شود.

اهمیت بایگانی اسناد و مدارک

بایگانی اسناد و مدارک اهمیت فراوانی در سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد، زیرا نقش کلیدی در حفظ اطلاعات و ثبت تاریخچه مالی و اجرایی ایفا می‌کند. اسناد و مدارک بایگانی‌شده، امکان دسترسی به اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری‌های مالی و حقوقی را فراهم می‌سازند و در مواقع ضروری مانند رسیدگی‌های مالیاتی یا بررسی‌های قانونی از مشکلات پیشگیری می‌کنند. بایگانی مناسب به افزایش بهره‌وری و کاهش ریسک از دست رفتن اطلاعات کمک می‌کند و به یکپارچگی و امنیت داده‌ها در سازمان‌ها اعتبار می‌بخشد.

هدف بایگانی اسناد حسابداری

هدف از بایگانی اسناد حسابداری، حفظ و سازمان‌دهی دقیق مدارک مالی به‌منظور دسترسی سریع و آسان در آینده است. این فرآیند به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا سوابق مالی را به‌صورت منظم و قابل پیگیری نگه دارند و نیازهای قانونی و نظارتی را برآورده کنند. بایگانی صحیح، همچنین به شفافیت مالی کمک کرده و مدیریت امور حسابداری را بهینه می‌کند. به‌علاوه، امکان تحلیل عملکرد مالی گذشته و تدوین برنامه‌های استراتژیک برای آینده را فراهم می‌سازد.

انواع بایگانی اسناد حسابداری و مالی

قبل از آن که به انواع بایگانی بپردازیم، لازم است شما را با انواع اسناد آشنا کنیم. سندها از نظر قانونی به دو دسته تقسیم می‌شوند:

1. سند رسمی: این اسناد توسط مأموران رسمی قانون آن حوزه و بر اساس قوانین رسمی ثبت می‌شود. از نمونه اسناد رسمی می‌توان گواهینامه و شناسنامه را نام برد.

2. سند عادی: این اسناد توسط افراد عادی، بدون حضور مأموران قانون ثبت و صادر شده است؛ مانند دفتر دارایی و دفتر کل.

هر سند در حسابداری دارای ارزش خاصی است. برخی اسناد به صورت همیشه ارزش و اعتبار دارد و برخی دیگر بر اساس نیاز و در زمان خاصی، سازمان به آن احتیاج پیدا می‌کند. بر اساس توضیحات بالا انواع بایگانی به شرح زیر است:

• بایگانی جاری: در بایگانی جاری اسنادی قرار می‌گیرد که به صورت دائم به آن‌ها نیاز پیدا می‌شود.

• بایگانی نیمه جاری: در این بایگانی اسنادی قرار گرفته می‌شود که افراد بر اساس نیاز و در شرایط خاص به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنند.

• بایگانی راکد: اسنادی مانند اسناد و دفاتر قانونی شرکت مربوط به سال‌های گذشته در این بایگانی قرار می‌گیرند. این اسناد بر اساس قانون تا مدت‌ زمان معینی باید نگهداری شوند. این اسناد را می‌توان بر اساس شماره و کدی که از قبل برخوردار بودند ذخیره کرد یا بر اساس شماره و کد جدید مخصوص بایگانی راکد طبقه‌بندی کرد.

بیشتر بخوانید: همه چیز در مورد حساب انتظامی در حسابداری

اصول بایگانی اسناد مالی و حسابداری

بایگانی تمام مدارک در هر واحد اداری، دارای دستورالعمل و استانداردهای مخصوص به خود است. مسلماً واحد حسابداری برای نظم در امور و سهولت دسترسی به سندهای مورد نیاز از استاندارد بایگانی اسناد حسابداری پیروی می‌کند. در ادامه سعی می‌کنیم برخی از اصول بایگانی اسناد مالی را برای شما شرح دهیم. توجه داشته باشید این روال و اصول بیشتر برای بایگانی اسناد حسابداری در زونکن مورد استفاده قرار می‌گیرد. بیشتر سازمان‌ها علاوه بر استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی، اسناد را به صورت فیزیکی نگهداری و بایگانی می‌کنند.

• اسناد و مدارک مالی که در ارتباط با سازمان‌ها و شرکت‌های دیگر است باید بایگانی شود. بهتر است این اسناد حداقل به مدت 10 سال در بایگانی نگهداری شود.

• به هنگام بایگانی کردن اسناد و مدارک، باید تمام آن‌ها شماره‌گذاری و به صورت یک لیبل در پشت آن‌ها ثبت شود.

• تعداد اسناد و مدارک و شماره آن‌ها در بایگانی، در دفتر بایگانی یا محل مشخصی باید ثبت شود.

• بایگانی تمام اسناد باید بر اساس تاریخ و به صورت منظم انجام بگیرد.

• در شرکت‌های بزرگ علاوه بر مسئول حسابداری، یکی دیگر از پرسنل حسابداری باید موارد ارسالی به بایگانی را چک کند.

• مسئول بایگانی باید در پایان هر فصل و در صورت نیاز پایان هر ماه، با توجه به شماره‌های اسناد، از اسنادی که به بایگانی ارسال نشده است یک لیست و گزارش تهیه کند. این گزارش باید در اختیار مدیرمالی سازمان قرار بگیرد.

• محل بایگانی باید یک محیط به دور از رطوبت و مناسب برای قرار دادن اسناد و مدارک باشد.

• در سازمان‌های که از نرم‌افزارهای بایگانی حسابداری استفاده می‌کنند، بعد از بستن حساب‌ ها، فایل آن به یک CD منتقل می‌شود. توجه داشته باشید که از این فایل باید سه نسخه نگهداری شود.

بیشتر بخوانید: آموزش بستن حساب در حسابداری

آموزش نحوه بایگانی اسناد حسابداری

بایگانی کردن اسناد حسابداری روال خاصی دارد. ممکن است برخی سازمان‌ها و سیستم‌ها بر اساس شرایط و سیستم سازمانی خود در این روال تغییری ایجاد کنند. نمای کلی نحوه بایگانی اسناد حسابداری به صورت زیر است:

• برای تمام رویدادهای مالی که در سازمان یا شرکت رخ می‌دهد باید یک سند حسابداری صادر شود.
• فرم‌های اسنادی که برای بایگانی در نظر می‌گیرید باید یک اندازه باشد. به عنوان مثال اگر تعداد بیشتر اسنادتان در سایز A4 است، باید تمام اسناد به صورت A4 کپی و در زونکن مخصوص برگه‌های A4 قرار داده شود.
• کپی اسناد باید وضوح و کیفیت بالا داشته باشد. اگر نیاز به منگنه کردن اسناد است، باید آن‌ها به ترتیب ضمائم بر روی هم قرار داده شود. منگنه در سمت چپ اسناد و با فاصله از ضمائم و شماره اسناد زده می‌شود.
• بر اساس یک استاندارد تمام اسناد پانچ می‌شوند تا در زونکن به صورت مرتب قرار بگیرد.
• سرفصل‌های مورد استفاده در بایگانی کردن اسناد از اهمیت بالایی برخوردار هستند. نمونه‌هایی از سرفصل‌ها عبارتند از: بانک، صندوق، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، ملزومات اداری، تجهیزات، اثاثیه اداری، هزینه ایاب و ذهاب، درآمد، هزینه بهداشت و درمان، سرمایه و دارایی نامشهود
• تمام اسناد حسابداری باید دارای ستون جز، مدرک و ضمیمه باشند.
• تمام خریدهای شرکت باید فاکتور داشته باشند.
• در بسیاری از شرکت‌ها اسناد و فاکتورهای خرید، به دلیل بالا بودن تعداد آن‌ها، اسکن گرفته می‌شود. این امر موجب کاهش زمان جستجو برای پیدا کردن یک سند می‌شود.

برای ورود به بازار کار حسابداری دوره آموزش حسابداری سفیر قرن را از دست ندهید.

جمع‌بندی

اصول و نحوه بایگانی اسناد حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار هستند. در این مطلب، به توضیح انواع اسناد و نحوه بایگانی کردن هر کدام پرداختیم تا شما را با روش‌های موثر در سازمان‌دهی اسناد آشنا کنیم. امیدواریم با مطالعه این دستورالعمل‌ها بتوانید بایگانی اسناد مالی خود را به‌صورت منظم و کارآمد انجام دهید. بایگانی صحیح به بهبود مدیریت اسناد، افزایش بهره‌وری، و حفظ امنیت اطلاعات حسابداری کمک می‌کند و دسترسی سریع به اطلاعات مالی را برای تصمیم‌گیری‌های دقیق و پاسخگویی به نیازهای قانونی و مالی تسهیل می‌نماید. با رعایت این اصول، سازمان شما از نظم و شفافیت در امور حسابداری بهره‌مند خواهد شد.