بستن حسابها یکی از مهم‌ترین مراحل پایان دوره مالی در حسابداری است که به منظور تهیه گزارشات مالی دقیق و منسجم انجام می‌شود. این فرآیند شامل بستن حساب‌های موقت و دائمی است، که هرکدام نقش خاصی در نمایش عملکرد مالی شرکت دارند. حساب‌های موقت شامل درآمدها، هزینه‌ها و برداشت‌ها هستند که پس از بسته شدن به حساب سرمایه منتقل می‌شوند تا به سال مالی جدید منتقل نشوند. در مقابل، حساب‌های دائمی همچون دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه برای دوره‌های مالی بعدی حفظ می‌شوند و به پایان نمی‌رسند. در ادامه، به طور جامع و گام‌به‌گام مراحل بستن حساب‌های موقت و دائمی را بررسی کرده و به اهمیت هر مرحله برای بهبود دقت و شفافیت صورت‌های مالی می‌پردازیم تا حسابداران بتوانند با آگاهی کامل این فرآیند را به درستی اجرا کنند.
بستن حسابها در حسابداری به چه معناست؟
بستن حسابها در حسابداری به مجموعه‌ای از فرآیندها اشاره دارد که به منظور خاتمه دادن به دوره مالی جاری و آغاز دوره جدید انجام می‌شود. این فرآیند شامل صفر کردن مانده حساب‌های موقت مانند درآمدها، هزینه‌ها، و برداشت‌ها است که برای ارائه تصویری دقیق از عملکرد مالی در دوره جاری و آماده‌سازی گزارش‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در پایان هر دوره مالی، این حسابها بسته شده و مانده آنها به حساب سود و زیان منتقل می‌شود. این اقدام نه تنها به تحلیل دقیق وضعیت مالی سازمان کمک می‌کند، بلکه از انتقال اشتباه داده‌ها به دوره‌های بعدی جلوگیری کرده و امکان مقایسه دقیق‌تر بین دوره‌های مالی مختلف را فراهم می‌سازد. بستن حسابها از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که شفافیت و انسجام در گزارش‌دهی مالی را تضمین می‌کند و به مدیریت بهتر منابع مالی سازمان یاری می‌رساند.
ضرورت بستن حسابها در حسابداری
بستن حسابها در حسابداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا تضمین‌کننده دقت و انسجام در گزارش‌های مالی است. این فرآیند به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مانده حساب‌های موقت را به صفر رسانده و از انتقال اشتباه اطلاعات به دوره‌های مالی بعدی جلوگیری کنند. با بستن حسابها، اطلاعات مالی هر دوره به صورت مجزا و شفاف ثبت می‌شود که این امر به تحلیل و ارزیابی دقیق‌تر عملکرد مالی سازمان کمک می‌کند. این اقدام همچنین امکان مقایسه مالی بین دوره‌های مختلف را فراهم کرده و باعث می‌شود که مدیریت بتواند تصمیمات استراتژیک بهتری بر اساس داده‌های دقیق و بدون اختلاط با داده‌های قدیمی اتخاذ کند. به علاوه، بستن حسابها پایه‌ای برای تهیه گزارش‌های مالی معتبر مانند ترازنامه و صورت سود و زیان است که به سهامداران، مدیران و سایر ذینفعان اطلاعات جامع و واقعی درباره وضعیت مالی شرکت ارائه می‌دهد.
در چه زمانی به بستن حسابها نیاز است؟
در حسابداری بستن حسابها به معنای بدهکار کردن مانده حساب‌های بستانکار و بستانکار کردن مانده حساب‌های بدهکار است. به این ترتیب مانده حساب صفر می‌شود. بستن حسابها در طول دوره مالی و در پایان دوره مالی انجام می‌شود. قبل از توضیح دادن در مورد هر کدام، ابتدا انواع حسابها را معرفی می‌کنیم. حساب‌های مالی را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
-
حساب‌های موقت
تمام حساب‌های مربوط به هزینه و درآمد جز حساب‌های موقت به شمار می‌آیند. هزینه آب و برق، حقوق و دستمزد و هزینه فروش جز حساب‌های موقت به شمار می‌آیند. این حسابها در پایان سال مالی بسته شده و مستقیم به دوره بعد منتقل نمی‌شوند.
-
حساب‌های دائم
به این دسته از حسابها، حساب‌های ترازنامه‌ای نیز گفته می‌شود. این دسته از حسابها به طور مستقیم به دوره بعد منتقل می‌شوند. حساب‌های دائمی شامل دارایی و بدهی‌ها است، مانند سرمایه و موجودی نقد.
-
حساب‌های مختلط
در بسیاری از تعاریف حسابداری، به این نوع از حسابها اشاره نمی‌شود. حساب‌های مختلط شامل مجموعه‌ای از حساب‌های موقت و دائم است. در واقع در پایان سال مالی این دسته از حسابها یا به حساب موقت یا به حساب دائم تبدیل می‌شوند. مانند حساب‌های پیش پرداخت اجاره یا پیش پرداخت درآمد که در نهایت می‌توان آن را به دوسته حساب دائم تقسیم کرد.
در طول دوره مالی
در طول دوره مالی برخی حسابها را می‌توان بست. به عنوان مثال یک فرد به عنوان بدهکار در سیستم حسابداری ثبت شده است. اگر این فرد مانده بدهی خود را به سازمان به هر دلیلی پرداخت نکند در طول دوره مالی حساب این فرد را می‌توان بست. در این حالت مانده بدهی فرد را به عنوان تخفیف یا سر فصل مناسب در نظر گرفته و حساب آن فرد بسته می‌شود.
در پایان دوره مالی
در پایان دوره مالی با بستن حسابها، سود و زیان سازمان مشخص شده و حساب‌های دائمی بسته و به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. هدف از بستن حسابها در پایان دوره مالی پیشگیری از زیاد شدن اطلاعات مالی و جمع‌آوری اطلاعات و مشخص کردن وضعیت حساب‌های شرکت برای انجام امور قانونی است.
بیشتر بخوانید: آشنایی با حساب تفصیلی شناور در حسابداری
نکات مهم در بستن حسابها در حسابداری
بستن حسابها در حسابداری از جمله فرآیندهای حساس و حیاتی در پایان هر دوره مالی است که دقت و صحت آن تأثیر مستقیمی بر گزارش‌های مالی شرکت و تحلیل عملکرد مالی دارد. در این مرحله، باید به چند نکته کلیدی توجه ویژه داشت.
در ابتدا، باید اطمینان حاصل شود که تمامی درآمدها، هزینه‌ها و سایر تراکنش‌های مالی مربوط به دوره جاری به درستی و به طور کامل در دفاتر حسابداری ثبت شده‌اند. هرگونه کاستی یا اشتباه در ثبت این تراکنش‌ها می‌تواند موجب اختلال در محاسبات مالی شود و تأثیرات منفی بر صحت گزارش‌های مالی بگذارد. بنابراین، بازبینی دقیق و چندباره تمامی تراکنش‌های ثبت‌شده برای اطمینان از صحت آنها ضروری است.
مرحله بعدی، انتقال مانده حساب‌های موقت مانند درآمدها و هزینه‌ها به حساب سود و زیان است. این کار باید با دقت بالا انجام شود تا مانده‌ای باقی نماند و حسابها به درستی بسته شوند. پس از انتقال، باید بازبینی نهایی صورت گیرد تا هیچ‌گونه خطایی از نظر انتقال اطلاعات و مانده‌ها وجود نداشته باشد.
در نهایت، پیش از بایگانی اسناد و تهیه گزارش‌های نهایی، توصیه می‌شود که یک بازبینی نهایی دیگر انجام شود تا از همخوانی داده‌ها و صحت کلی اطلاعات اطمینان حاصل شود. رعایت این نکات موجب افزایش دقت و شفافیت در گزارش‌های مالی، تسهیل در تحلیل‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، و اطمینان از انطباق با استانداردهای حسابداری خواهد شد.
بیشتر بخوانید: آشنایی با دوره آموزش حسابداری سفیر قرن
آموزش بستن حسابها در حسابداری
بستن حسابها در پایان دوره مالی با توجه به نوع حسابها انجام می‌شود. در ادامه به طور کامل در رابطه با نحوه بستن حسابها در پایان سال توضیح خواهیم داد.
نحوه بستن حسابها در پایان سال
همانطور که در قسمت قبل بیان کردیم، بعد از اصلاح حساب ها در حسابداری در پایان سال مالی٬ حسابها به دو دسته موقت و دائم تقسیم می‌شود. در ابتدا با تهیه صورت‌حساب سود و زیان تمام حساب‌های موقت در پایان سال مالی بسته و تنها حساب‌های دائم باقی می‌مانند. باقیمانده حساب‌های دائمی پس از ثبت در ترازنامه، با صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل می‌شود.
نحوه بستن حساب‌های موقت
درآمد و هزینه، از جمله حساب‌های موقت به شمار می‌آیند. این گروه از حسابها در طول دوره مالی یا در پایان سال مالی باید بسته شوند. حساب‌های موقت به دوره بعد منتقل نمی‌شوند. همانطور که بیان کردیم حساب‌های موقت از طریق حساب سود و زیان بسته می‌شوند.
حساب سود و زیان یک نوع حساب موقت به شمار می‌آید. به همین دلیل این حساب، در پایان دوره مالی بسته خواهد شد. مانده این حساب، نشان‌دهنده سود یا زیان شرکت است. اگر در مانده این حساب، هزینه‌ها نسبت به درآمدها بیشتر باشد، مانده حساب بدهکار بوده و این امر بیانگر زیان شرکت است. در صورتی که مانده درآمدها بیشتر از هزینه‌ها باشد، مانده حساب سود و زیان، بستانکار بوده که نشان‌دهنده سود شرکت است.
توجه داشته باشید ماهیت حساب خلاصه سود و زیان، دوگانه است. یعنی در هنگام بستن حساب فروش و درآمد دارای ماهیت بستانکار، و در هنگام بستن حساب هزینه دارای ماهیت بدهکار است. در ادامه درباره آموزش بستن حساب‌های موقت به طور کامل توضیح خواهیم داد.
برای بستن حساب‌های موقت باید سه مرحله را طی کرد:
مرحله اول
بستن حساب‌های درآمد و فروش:
برای بستن حساب‌های درآمد و فروش، حساب درآمد و فروش را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار می‌کنیم.
درآمد و فروش *****
خلاصه سود و زیان *****
مرحله دوم
بستن حساب‌های هزینه:
در این مرحله، مجموع کل حساب‌های هزینه را بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان بدهکار می‌شود.
خلاصه سود و زیان *****
هزینه و حقوق *****
همانطور که مشاهده کردید در مرحله اول، حساب خلاصه سود و زیان ماهیت بستانکار و در مرحله دوم ماهیت بدهکار دارد.
مرحله سوم
در این مرحله دو حالت وجود دارد.
-
حالت اول زمانی است که مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار (یا همان حالت سود) باشد. در این حالت مانده حساب خلاصه سود و زیان را بدهکار و حساب سود (زیان) انباشته را بستانکار در نظر می‌گیریم.
خلاصه سود و زیان *****
سود (زیان) انباشته *****
-
در حالت دوم مانده حساب خلاصه سود و زیان بدهکار (یا همان حالت ضرر) است. در اینجا مانده حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار و حساب سود (زیان) انباشته بدهکار می‌شود.
سود (زیان) انباشته *****
خلاصه سود و زیان *****
بیشتر بخوانید : انواع هزینه ها در حسابداری
نحوه بستن حساب‌های دائمی
بعد از بستن حساب‌های موقت، نوبت به بستن حساب‌های دائم می‌رسد. حساب‌های دائم به وسیله حساب اختتامیه بسته خواهد شد. در پایان هر دوره مالی بعد از زدن سند اختتامیه، هیچ سند دیگری نباید زده شود و آخرین شماره سند حسابداری، سند اختتامیه است.
قبل از بستن حساب‌های دائم، باید مالیات و سرمایه شرکت مشخص و ثبت شود. برای انجام این کار به صورت زیر عمل می‌کنیم:
محاسبه میزان مالیات
در صورتی که حساب خلاصه سود و زیان، بیانگر سوددهی شرکت باشد، باید 25 درصد سود خالص، مالیات پرداخته شود. قبل از محاسبه مالیات باید هزینه‌ها و درآمدهای معاف از مالیات از مبلغ سود جدا شود.
محاسبه اندوخته
طبق قانون باید قسمتی از خالص سود شرکت، هر سال به عنوان اندوخته ذخیره شود. بنابراین قانون، باید 5 درصد از سود خالص به عنوان اندوخته ذخیره شود تا زمانی که میزان اندوخته به 10 درصد از سرمایه شرکت برسد. بعد از آن ذخیره قسمتی از سود سالیانه اجباری نبوده و به صورت اختیاری می‌توان آن را انجام داد. بعد از محاسبه اندوخته و مالیات، حساب دائم با صدور سند اختتامیه بسته خواهد شد. بعد از بسته شدن حساب‌های دائم، مانده آن به دوره بعد به عنوان افتتاحیه منتقل خواهد شد.
در این مطلب به شما بستن حساب‌های دائم و موقت را آموزش دادیم. درباره نکات مهم این مبحث و مواردی که در این رابطه باید رعایت کرد توضیح دادیم. از اینکه تا پایان این محتوا با ما همراه بودید سپاسگزاریم و امیدواریم این مطلب برای شما مفید واقع شده باشد.
