هر کسب و کاری در هر اندازه‌ای که باشد، باید از ابتدای فعالیت، تمام امور مالی خود را به ثبت برساند. این امر موجب می‌شود تا شرکت در آینده در برابر ارگان‌هایی مانند سازمان مالیات درباره ثبت هزینه‌ها و منابع خود دچار مشکل نشود. در این مقاله می‌خواهیم شما را با انواع سند حسابداری آشنا کرده و ثبت سند حسابداری را به شما آموزش دهیم. با ما همراه باشید.
هدف از ثبت سند حسابداری چیست؟
پایه هر کسب و کاری را ثبت سند در امور حسابداری آن شکل می‌دهد. چرا که بدون ثبت این مورد، بقیه امور آن کسب و کار با برنامه‌ریزی اشتباه پیش می‌رود و موجب مشکل و بی‌نظمی در کسب و کار می‌شود. تمام حساب های ترازنامه ای و غیر ترازنامه ای که به ترتیب می توان حساب های دریافتنی و حساب های انتظامی را مثال را زد باید ثبت شوند. بدون ثبت اسناد هر کسب و کار اعم از کوچک یا بزرگ در آینده متضرر خواد شد.
بیشتر بخوانید: حساب انتظامی چیست؟
-
بنابراین می‌توان گفت یکی از اهداف ثبت سند حسابداری، ایجاد نظم در امور مالی کسب و کار است.
-
علاوه بر آن ثبت اسناد حسابداری مانع از تحریف، تغییر یا گم شدن مدارک مالی خواهد شود.
-
با ثبت اسناد حسابداری، شرکت برای امور مالیاتی دچار مشکلاتی همچون جریمه مالیاتی نمی‌شود و تمام امور با شفافیت کامل پیش خواهد رفت.
-
با ثبت این اسناد حسابداری، می‌توان به صورت دوره‌ای گزارش‌های مالی جمع‌آوری کرد که مطمئنا به رشد و توسعه شرکت کمک می‌کند.
انواع ثبت‌های حسابداری
ثبت‌های حسابداری به چند دسته تقسیم می‌شوند. این دسته‌ها عبارتند از:
-
ثبت حسابداری شرکت‌های خدماتی
-
ثبت حسابداری شرکت‌های بازرگانی
-
ثبت حسابداری شرکت‌های تولیدی و صنعتی
-
ثبت حسابداری شرکت‌های پیمانکاری
-
ثبت حسابداری شرکت‌های دولتی
-
ثبت حسابداری شرکت‌های واردکننده یا اعتبارات اسنادی
آموزش ثبت سند حسابداری در نرم افزار
ثبت سند به صورت اتوماتیک
در بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری، ثبت سند به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. در این حالت فرد فقط فاکتور فروش و عملیات دریافت و پرداخت را ثبت کرده و بقیه موارد به صورت اتوماتیک توسط نرم‌افزار حسابداری انجام و ثبت می‌شود.
ثبت سند به صورت دستی
اما برخی افراد تمایل دارند که خودشان تمام اطلاعات ثبتی را وارد کرده و آن را ذخیره کنند. در این حالت می‌توان نرم‌افزار را روی حالت دستی قرار داد و اطلاعاتی همچون موارد زیر را به صورت دستی در فاکتورهای خود ثبت کنیم:
تاریخ سند
منظور تاریخی بوده که رویداد در آن رخ داده است. بر اساس آیین‌نامه تنظیم دفاتر قانونی، تاریخ رویداد در همان روز یا نهایت تا 15 روز بعد از آن باید ثبت شود.
شماره سند
اسناد حسابداری باید بر اساس تاریخ صدور، به ترتیب شماره‌گذاری شده و در نرم‌افزار یا دفتر روزنامه ثبت شوند. این شماره‌ها بر اساس تاریخ صدور بوده و امکان تغییر شماره اسناد وجود دارد. به عنوان مثال به دلیل رعایت نکردن ترتیب یا حذف یک سند، شماره بقیه اسناد تغییر می‌کند. در واقع می‌توان گفت شماره سند، ملاک ورود اسناد و ثبت آن‌ها در سیستم است. بعد از حذف کردن یک سند و برای شماره‌گذاری مجدد اسناد در نرم‌افزار می‌توان از گزینه «شماره گذاری مجدد اسناد» استفاده کرد.
شماره عطف
شماره عطف به ترتیب ورود و ثبت هر سند توسط خود سیستم تنظیم می‌شود. این شماره برای هر سند یک عدد منحصر به‌فرد و اختصاصی بوده و امکان تغییر آن وجود ندارد. برخلاف شماره سند که با حذف یک سند، شماره سند بقیه اسناد تغییر خواهد کرد؛ شماره عطف با حذف سند از بین می‌رود و به هیچ سند دیگری اختصاص پیدا نخواهد کرد. با توضیح بالا می‌توان نتیجه گرفت در صورتی که هیچ سندی حذف نشود شماره عطف با شماره سند برابر خواهد بود.
شماره فرعی
شماره فرعی یک شماره تکرارپذیر بوده که توسط کاربر ثبت می‌شود. هدف از شماره فرعی گروه‌بندی محتوا است. کاربرد شماره عطف برای سیستم‌های حسابداری بوده که توسط چند شعبه وارد می‌شود. در این حالت کاربر، شماره فرعی را شماره شعبه وارد می‌کند. از طریق شماره شعبه می‌توان اسناد را بر اساس شعبه صادره تفکیک کرد. یا می‌توان برای یک سری اسناد خاص یک شماره فرعی مخصوص در نظر گرفت. بدین ترتیب با کمک شماره فرعی می‌توان گزارش‌های مالی جزئی از یک گروه اسناد به خصوص، دریافت کرد.
شماره روزانه
به ترتیب اسناد ثبتی در هر روز، یک شماره روزانه توسط سیستم به آن سند جهت شماره‌گذاری تعلق می‌گیرد.
شرح سند
توضیحات مربوط به سند حسابداری باید به صورت کامل در این قسمت نوشته شود.
بدهکار و بستانکار در سند
در این ستون مبلغی که بدهکار یا بستانکار می‌شوید را به شما نشان می‌دهد.
ثبت سند، در هر نرم‌افزار حسابداری روال خاص خود را دارد. اما برخی گزینه‌ها و موارد، وجود دارند که در تمام نرم‌افزارها یکسان به شمار می‌آید. موارد بیان شده در گزارشات حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار بوده و حتما در نرم‌افزار باید به درستی ثبت شود. علاوه بر آن ممکن است گزینه‌های دیگری برای تکمیل در نرم‌افزار وجود داشته باشد. در این حالت خود نرم افزار در مورد این گزینه‌ها توضیح خواهد داد.
آموزش نرم افزار هلو در آموزشگاه سفیر
مثال ثبت اسناد حسابداری
در این قسمت درباره ثبت اسناد پرکاربرد، به صورت خلاصه توضیح خواهیم داد:
ثبت اسناد خرید و فروش
ثبت اسناد خرید و فروش یکی از پرکاربردترین انواع ثبت اسناد است. اسناد خرید و فروش در شرکت‌های بازرگانی بیشترین کاربرد را دارد، اما با این حال در بقیه حوزه‌ها هم رد پای آن دیده می‌شود. اسناد خرید و فروش با حساب‌های مختلفی در ارتباط است:
-
حساب خرید: ماهیت این حساب بدهکار بوده و در اسناد حسابداری همیشه به صورت بدهکار ثبت می‌شود.
-
حساب برگشت از خرید و تخفیفات: این حساب ماهیتی بستانکار دارد و همیشه به صورت بستانکار در سند ثبت می‌شود.
-
حساب فروش کالا: این حساب ماهیت بستانکار دارد و در سند به صورت بستانکار ثبت می‌شود.
-
حساب برگشت از فروش و تخفیفات: ماهیت این حساب بدهکار و در اسناد نیز بدهکار ثبت می‌شود.
بیشتر بخوانید : هزینه در حسابداری به چه معناست؟
ثبت اسناد حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد یکی از اسناد مهمی است که در نرم‌افزار حسابداری ثبت می‌شود. اطلاعات اسناد حقوق و دستمزد شامل موارد زیر است:
-
حقوق پایه: میزان حداقل حقوقی که به هر کارگر تعلق می‌گیرد. این عدد هر سال از سمت وزارت کار تعیین و به تمامی شرکت‌ها ابلاغ می‌شود و پارامتر بسیار مهمی در حسابداری حقوق و دستمزد است.
-
اضافه کاری: اضافه کاری به تعداد ساعتی گفته می‌شود که کارگر بیشتر از ساعت کار خود در شرکت مشغول به کار است. مبلغ اضافه کار طبق قانون وزارت کار به ازای هر ساعت محاسبه می‌شود.
-
حق مسکن و حق بن و خوار و بار: این مورد هم یکی از فیلدهای اجباری بوده که در حقوق باید لحاظ شود. مبلغ آن نیز هر سال توسط وزارت کار مشخص شده و ابلاغ می‌گردد.
-
حق اولاد، حق ماموریت، بیمه سهم کارفرما و بیمه سهم کارگر از دیگر فیلدهایی بوده که در اسناد حقوق و دستمزد باید ثبت شود. مقدار آن ممکن است بر اساس قوانین تصویب شده در طول سال تغییر کند. بنابراین هر کدام از این موارد باید بر اساس قوانین آن سال در اسناد ثبت شوند.
ثبت اسناد حسابداری پیمانکاری
شرکت‌های پیمانکار بر اساس یک سری قرارداد برای کارفرما شروع به فعالیت می‌کنند. بعد از انعقاد قرارداد باید تمام اموری مالی که شرکت پیمانکار انجام می‌دهد به صورت اسناد و مدارک قابل استناد ثبت شود. این امور مالی، باید توسط شرکت پیمانکار به کارفرما، به صورت ماهیانه ارائه شود. سپس کارفرما یک صورت وضعیت که همان درآمد بوده را صادر می‌کند.
ثبت موارد حسابداری پیمانکاری در مراحل مختلف
-
شرکت در مناقصه و خرید اسناد آن:
-
هزینه‌های مالی شرکت برای حضور در مناقصه (بدهکار)
-
بانک (بستانکار)
-
قبولی در مناقصه
-
مرحله دریافت وام از شرکت‌ها
-
مرحله انجام پروژه (انواع خریدها و هزینه‌ها)
-
مرحله دریافت درآمد بعد از کسر هزینه‌هایی مثل بیمه
ثبت اسناد حسابداری صنعتی
شرکت‌هایی که در حوزه تولید، تبدیل مواد اولیه به کالا یا در حوزه مونتاژ کالا فعالیت دارند، از حسابداری بهای تمام شده و حسابداری صنعتی استفاده می‌کنند. حساب‌های زیر در ثبت اسناد حسابداری صنعتی استفاده می‌شود:
-
مواد اولیه
-
دستمزد تولید و سربار تولید
-
کالای در جریان ساخت
-
کالای ساخته شده
آموزش ثبت اسناد حسابداری ارزش افزوده
در هنگام انجام معامله، حسابداران باید ثبت ارزش افزوده داشته باشند. در سه مرحله این ثبت صورت می‌گیرد:
-
هنگام خرید کالا به همراه ارزش افزوده
-
هنگام فروش کالا و دریافت ارزش افزوده از مشتری
-
پس از اتمام فصل این دو حساب تمام شده و ما به التفاوت آن به سازمان امور مالیاتی پرداخت می‌شود.
آموزش ثبت سند حسابداری بازرگانی
شرکت‌هایی که خرید و فروش کالا از شرکت‌های خارج از کشور دارند از ثبت سند حسابداری بازرگانی استفاده می‌کنند. در این شرکت‌ها قیمت تمام شده کالا با محاسبه مراحلی همچون ارسال پول برای شرکت خارجی، پرداخت هزینه گمرک و غیره صورت می‌گیرد. ثبت حسابداری بازرگانی در سه مرحله صورت می‌گیرد:
-
هنگام گشایش اعتبار
-
هنگام ارسال پول به شرکت فروشنده
-
هنگام هزینه‌های حمل از شرکت مبدا
در این متن سعی کردیم شما را با نمای کلی ثبت سند حسابداری و انواع آن آشنا کنیم که از بخش های مهم دوره آموزشی حسابداری محسوب می‌شود. نظرات خود را در این حوزه با ما به اشتراک بگذارید.
