همه چیز در مورد حساب های انتظامی در حسابداری

هر شرکت یا موسسه‌ای زمان انعقاد قرارداد برای انجام یک پروژه به طرف مقابل خود یک سری اسناد به عنوان ضمانت ارائه می‌کند. این اسناد تضمینی، تعهدی برای انجام پروژه طبق قرارداد فی‌مابین طرفین است. این اطلاعات در دسته حساب‌های انتظامی قرار می‌گیرند.

در این مقاله می‌خواهیم به صورت جامع در مورد حساب‌های انتظامی، علت استفاده از آن، انواع اسناد انتظامی، نحوه و شرایط وصول و عودت اسناد انتظامی و کدینگ حساب انتظامی صحبت کنیم. با ما همراه باشید تا درباره این نوع حساب بیشتر آشنا شوید.

حساب انتظامی چیست؟

هر شرکتی برای انجام پروژه‌های خود، یک سری اسناد به عنوان ضمانت ارائه یا دریافت می‌کند. این اسناد تضمینی برای شفافیت امور مالی و حسابداری، در حسابی به نام حساب انتظامی قرار داده می‌شود. این اسناد تضمینی وصول شدنی نیست، بنابراین بار مالی نداشته و در سود و ضرر شرکت تاثیری ندارد. به همین دلیل این حساب‌ها اصولا در ترازنامه لحاظ نشده یا در پیوست ترازنامه قرار داده می‌شود.

پس می‌توان گفت دلیل استفاده از حساب انتظامی، ایجاد شفافیت برای رویدادهای مالی آینده است. حساب انتظامی در اتاق‌های بازرگانی و حسابداری مالیاتی بسیار پرکاربرد است.

آموزش حسابداری ویژه بازار کار در تهران

طبقه‌بندی حساب‌های انتظامی

در حساب‌های انتظامی طرفین حساب می‌توانند از ضمانت‌های مختلفی استفاده کنند. این ضمانت‌ها عبارتند از:

وجه نقد

در این حالت، یکی از طرفین قرارداد، به عنوان ضمانت برای انجام کامل قرارداد، مبلغ مشخصی وجه نقد پول رایج کشور را به عنوان ضمانت به حساب طرف مقابل واریز می‌کند.

چک یا سفته

یکی از طرفین قرارداد به عنوان ضمانت یک چک مدت‌دار یا بدون تاریخ به طرف مقابل می‌دهد. همچنین می‌تواند به جای چک، معادل مبلغ مشخصی، سفته تهیه کرده و به عنوان ضمانت به طرف مقابل ارائه دهد.

تفاوت چک و سفته در این بوده که شما برای صدور چک، باید یک حساب سپرده در بانک داشته باشید تا بتوانید چک صادر کنید. در حالی که برای سفته نیاز به حساب سپرده ندارید. شما می‌توانید سفته تهیه کنید و بعدا جهت تامین وجه آن اقدام کنید.

ضمانت نامه بانکی

در قراردادها، کارفرما می‌تواند معادل درصد مشخصی از مبلغ کل قرارداد را به عنوان ضمانت انجام تعهدات یا حسن انجام کار از پیمانکار درخواست کند. در این حالت، بانک یک سندی به عنوان ضمانت به کارفرما (ضمانت‌گیرنده) ارائه می‌دهد. بر اساس این سند، بانک، ضامن پیمانکار یا مجری (ضمانت‌خواه) (که می‌تواند یک شخص حقیقی یا حقوقی باشد) در رابطه با انجام تکالیف و تعهدات قرارداد می‌شود. بر اساس این ضمانت در صورتی که مجری یا پیمانکار، موارد قرارداد را اجرا یا رعایت نکند، با اطلاع کارفرما به بانک، خسارت ضمانت‌گیرنده توسط بانک پرداخت خواهد شد. بنابراین در ضمانت بانکی سه طرف درگیر هستند، ضمانت‌گیرنده، ضمانت‌خواه و بانک.

سند ملکی

شخص حقیقی یا حقوقی، یک سند ملکی را به عنوان ضمانت به ضمانت گیرنده، در طول اجرای قرارداد می‌دهد. طبقه‌بندی حساب‌های انتظامی به دو شکل بوده و دو نوع ثبت برای حساب‌های انتظامی در حسابداری وجود دارد.

• در صورتی که شرکت ضمانت گیرنده، یکی از انواع سند انتظامی را از پیمانکار یا مجری دریافت کند، حساب انتظامی به نفع شرکت، بدهکار و طرف مقابل به عنوان بستانکار شناخته می‌شود.

• اما اگر چک یا سفته به عنوان سند انتظامی ارائه شود، طرف مقابل حساب انتظامی شرکت را به عنوان بستانکار و حساب انتظامی به عهده شرکت را بدهکار محسوب می‌کند.

دلایل استفاده از حساب انتظامی چیست؟

همانطور که از توضیحات قبلی متوجه شده‌اید، در هنگام قرارداد بین دو شرکت، اسنادی به عنوان ضمانت بین دو طرفین رد و بدل می‌شود. این اسناد جهت نشان دادن حسن نیت و متعهد بودن طرفین به قرارداد است. بنابراین حساب انتظامی حاوی سندها و مدارکی بوده که تضمین کننده منفعت شرکت است. این حساب بار مالی ندارد، اما موجب شفافیت رویدادهای احتمالی مالی آینده شرکت می‌شود.

بنابراین می‌توان اینگونه نتیجه گرفت که در قراردادهایی که یکی از طرفین، در همان زمان قادر به پرداخت وجه یا کالا نیست، با ارائه اسنادی که در حساب‌های انتظامی ثبت می‌شود، نسبت به انجام کار به طرف مقابل تعهد می‌دهد.

نحوه ثبت حساب‌های انتظامی در حسابداری

با یک مثال، نحوه ثبت حساب‌های انتظامی در حسابداری را برای شما توضیح خواهیم داد. فرض کنید سازمان الف در حوزه اتوماسیون اداری فعالیت می‌کند. این سازمان سیستم اتوماسیون اداری خود را در طی قراردادی با شرکت ج، به فروش می‌رساند. در طی این قرارداد، سازمان الف موظف می‌شود که به مدت 6 ماه، سیستم اتوماسیون اداری خود را در شرکت ج راه‌اندازی کند و این اتوماسیون بعد از 6 ماه به صورت کامل در شرکت فعال شده باشد.

سازمان الف برای اثبات حسن نیت و متعهد بودن خود به قرارداد، یک سند انتظامی به شرکت ج پرداخت می‌کند.

این سند انتظامی به صورت جدول زیر در حساب انتظامی سازمان الف ثبت می‌شود.

و شرکت ج که اقدام به دریافت سند انتظامی کرده است، حساب انتظامی را به صورت زیر ثبت می‌کند.

بستن حساب‌های انتظامی

حساب‌های مالی، اغلب در پایان دوره مالی بسته می‌شود. در هنگام بستن حساب در حسابداری، مانده حساب صفر می‌شود. حساب‌های انتظامی هم در پایان یک دوره مالی باید بسته شوند. حساب‌های انتظامی با بدهکار کردن حساب‌هایی که مانده بستانکار داشته و بستانکار کردن حساب‌هایی که مانده بدهکار دارند، بسته می‌شوند. بر اساس مثال بیان شده، اگر بعد از 6 ماه سازمان الف توانست تعهدات قرارداد خود را در قبال شرکت ج انجام دهد، چک توسط شرکت ج به سازمان الف برگشت داده می‌شود. در این صورت حساب انتظامی در سازمان الف به صورت زیر بسته می‌شود:

نرم‌افزارهای حسابداری مختلفی برای ثبت اطلاعات حسابداری در بازار موجود است. شما می‌توانید با تهیه این نرم‌افزارها، اطلاعات حسابداری سازمان یا شرکت خود را در آن وارد کنید. از آنجایی که سیستم حسابداری بسیار وسیع و پیچیده است، برای سهولت در استفاده از آن سیستم کدینگ تعریف شده است. در این نرم‌افزارها اسم حساب‌ها مشخص شده و برای آسان‌تر شدن عملیات حسابداری، به هر حساب یک کد تعلق می‌گیرد.

در نرم‌افزارهای حسابداری، برای کدینگ حساب انتظامی، پیش شماره مشخصی تعیین شده است. شما بعد از وارد کردن آن پیش شماره می‌توانید بر اساس اینکه حساب در چه سطحی از حساب‌های کل، معین یا تفصیلی بوده، بقیه شماره را وارد کنید.

نرم‌افزار هلو یکی از نرم‌افزارهای حسابداری است که توسط شرکت‌های بزرگ برای انجام امور حسابداری استفاده می‌شود. کاربران می‌توانند با ثبت حساب انتظامی در هلو، گزارشات و اسناد انتظامی خود را در این نرم‌افزار ذخیره و در پایان ماه یک گزارش جامع و کامل از حساب‌های شرکت را دریافت کنند.

آموزش صفر تا صد نرم افزار هلو

امیدواریم با این مقاله توانسته باشیم به سوالات شما در این حوزه پاسخ داده باشیم. خوشحال می‌شویم نظرات خود را در این رابطه با ما به اشتراک بگذارید.