حساب انتظامی چیست و چه کاربردی دارد؟

حساب انتظامی چیست؟ هر شرکت یا موسسه‌ای هنگام انعقاد قرارداد برای اجرای یک پروژه، اسناد تضمینی را به عنوان تعهد برای اجرای صحیح پروژه به طرف مقابل ارائه می‌دهد. این اسناد که تعهدات مالی و غیرمالی را تضمین می‌کنند، در دسته حساب‌های انتظامی قرار می‌گیرند. در این مقاله، به بررسی جامع حساب‌های انتظامی، علت استفاده از آن‌ها، انواع اسناد انتظامی، نحوه و شرایط وصول و عودت این اسناد، و کدینگ مربوط به حساب انتظامی می‌پردازیم. با ما همراه باشید تا به جزئیات این نوع حساب آشنا شوید.

حساب انتظامی چیست؟

هر شرکتی برای انجام پروژه‌های خود، یک سری اسناد به عنوان ضمانت ارائه یا دریافت می‌کند. این اسناد تضمینی برای شفافیت امور مالی و حسابداری، در حسابی به نام حساب انتظامی قرار داده می‌شود. این اسناد تضمینی وصول شدنی نیست، بنابراین بار مالی نداشته و در سود و ضرر شرکت تاثیری ندارد. به همین دلیل این حساب‌ها اصولا در ترازنامه لحاظ نشده یا در پیوست ترازنامه قرار داده می‌شود.

پس می‌توان گفت دلیل استفاده از حساب انتظامی، ایجاد شفافیت برای رویدادهای مالی آینده است. حساب انتظامی در اتاق‌های بازرگانی و حسابداری مالیاتی بسیار پرکاربرد است.

آموزش حسابداری ویژه بازار کار در تهران

انواع حساب‌های انتظامی

حساب‌های انتظامی، به عنوان بخشی از حسابداری، به ثبت و پیگیری معاملات و رویدادهای مالی می‌پردازند که در نهایت تأثیر مستقیم بر وضعیت مالی یک سازمان ندارند، اما برای مدیریت و کنترل دقیق‌تر امور مالی ضروری هستند. این حساب‌ها در واقع به نوعی ثبت و نگهداری اطلاعات برای ردیابی دارایی‌ها و بدهی‌های احتمالی هستند. انواع مختلفی از حساب‌های انتظامی وجود دارند که هر یک با هدف خاصی به کار می‌روند. در ادامه به معرفی چند نمونه از این حساب‌ها می‌پردازیم:

حساب‌های وثیقه‌ای: این حساب‌ها مربوط به دارایی‌ها یا اسنادی هستند که به عنوان وثیقه در نزد مؤسسات مالی یا اشخاص قرار می‌گیرند. این حساب‌ها تا زمان بازپرداخت و رفع تعهدات، به عنوان حساب‌های انتظامی ثبت می‌شوند.

حساب‌های تضمینی: این نوع حساب‌ها برای ثبت تعهدات تضمینی یا گارانتی‌هایی که یک سازمان در قبال دیگران ارائه می‌دهد یا دریافت می‌کند، به کار می‌روند. این تعهدات شامل ضمانت‌نامه‌های بانکی، بیمه‌ها و سایر موارد مشابه هستند.

حساب‌های امانی: این حساب‌ها به ثبت دارایی‌ها یا وجوهی می‌پردازند که به طور موقت به امانت نزد سازمان قرار گرفته‌اند و متعلق به سازمان نیستند، اما باید به درستی مدیریت شوند تا در زمان مقتضی به صاحب اصلی آن‌ها بازگردانده شوند.

حساب‌های ذی‌نفعان: این حساب‌ها به ثبت اطلاعات مرتبط با ذی‌نفعانی مانند کارکنان، مشتریان یا شرکا می‌پردازند که سازمان به نوعی از آن‌ها حمایت یا پشتیبانی می‌کند. این حساب‌ها اغلب شامل تعهدات و اموال مربوط به ذی‌نفعان هستند.
 

طبقه‌بندی حساب‌های انتظامی

در حساب‌های انتظامی طرفین حساب می‌توانند از ضمانت‌های مختلفی استفاده کنند. این ضمانت‌ها عبارتند از:

وجه نقد

در این حالت، یکی از طرفین قرارداد، به عنوان ضمانت برای انجام کامل قرارداد، مبلغ مشخصی وجه نقد پول رایج کشور را به عنوان ضمانت به حساب طرف مقابل واریز می‌کند.

چک یا سفته

یکی از طرفین قرارداد به عنوان ضمانت یک چک مدت‌دار یا بدون تاریخ به طرف مقابل می‌دهد. همچنین می‌تواند به جای چک، معادل مبلغ مشخصی، سفته تهیه کرده و به عنوان ضمانت به طرف مقابل ارائه دهد.

تفاوت چک و سفته در این بوده که شما برای صدور چک، باید یک حساب سپرده در بانک داشته باشید تا بتوانید چک صادر کنید. در حالی که برای سفته نیاز به حساب سپرده ندارید. شما می‌توانید سفته تهیه کنید و بعدا جهت تامین وجه آن اقدام کنید.

ضمانت نامه بانکی

در قراردادها، کارفرما می‌تواند معادل درصد مشخصی از مبلغ کل قرارداد را به عنوان ضمانت انجام تعهدات یا حسن انجام کار از پیمانکار درخواست کند. در این حالت، بانک یک سندی به عنوان ضمانت به کارفرما (ضمانت‌گیرنده) ارائه می‌دهد. بر اساس این سند، بانک، ضامن پیمانکار یا مجری (ضمانت‌خواه) (که می‌تواند یک شخص حقیقی یا حقوقی باشد) در رابطه با انجام تکالیف و تعهدات قرارداد می‌شود. بر اساس این ضمانت در صورتی که مجری یا پیمانکار، موارد قرارداد را اجرا یا رعایت نکند، با اطلاع کارفرما به بانک، خسارت ضمانت‌گیرنده توسط بانک پرداخت خواهد شد. بنابراین در ضمانت بانکی سه طرف درگیر هستند، ضمانت‌گیرنده، ضمانت‌خواه و بانک.

سند ملکی

شخص حقیقی یا حقوقی، یک سند ملکی را به عنوان ضمانت به ضمانت گیرنده، در طول اجرای قرارداد می‌دهد. طبقه‌بندی حساب‌های انتظامی به دو شکل بوده و دو نوع ثبت برای حساب‌های انتظامی در حسابداری وجود دارد.

• در صورتی که شرکت ضمانت گیرنده، یکی از انواع سند انتظامی را از پیمانکار یا مجری دریافت کند، حساب انتظامی به نفع شرکت، بدهکار و طرف مقابل به عنوان بستانکار شناخته می‌شود.

• اما اگر چک یا سفته به عنوان سند انتظامی ارائه شود، طرف مقابل حساب انتظامی شرکت را به عنوان بستانکار و حساب انتظامی به عهده شرکت را بدهکار محسوب می‌کند.

دلایل استفاده از حساب انتظامی چیست؟

همانطور که از توضیحات قبلی متوجه شده‌اید، در هنگام قرارداد بین دو شرکت، اسنادی به عنوان ضمانت بین دو طرفین رد و بدل می‌شود. این اسناد جهت نشان دادن حسن نیت و متعهد بودن طرفین به قرارداد است. بنابراین حساب انتظامی حاوی سندها و مدارکی بوده که تضمین کننده منفعت شرکت است. این حساب بار مالی ندارد، اما موجب شفافیت رویدادهای احتمالی مالی آینده شرکت می‌شود.

بنابراین می‌توان اینگونه نتیجه گرفت که در قراردادهایی که یکی از طرفین، در همان زمان قادر به پرداخت وجه یا کالا نیست، با ارائه اسنادی که در حساب‌های انتظامی ثبت می‌شود، نسبت به انجام کار به طرف مقابل تعهد می‌دهد.
 

تفاوت حساب‌های انتظامی با سایر حساب‌ها

حساب‌های انتظامی با سایر حساب‌های مالی تفاوت‌های قابل توجهی دارند. برخلاف حساب‌های دارایی، بدهی، درآمد و هزینه که مستقیماً در ترازنامه و صورت‌های سود و زیان تأثیرگذار هستند، حساب‌های انتظامی به ثبت و پیگیری تعهدات و دارایی‌های مشروط و غیرقطعی می‌پردازند و معمولاً در صورت‌های مالی اصلی منعکس نمی‌شوند. این حساب‌ها بیشتر نقش کنترلی و نظارتی دارند و به سازمان کمک می‌کنند تا وضعیت تعهدات احتمالی، ضمانت‌نامه‌ها یا دارایی‌های مشروط را به دقت رصد کند. به طور کلی، حساب‌های انتظامی تأثیر مستقیمی بر سود و زیان سازمان ندارند و تنها در شرایط خاص ممکن است به حساب‌های واقعی تبدیل شوند.
 

چگونگی مدیریت حساب‌های انتظامی

مدیریت حساب‌های انتظامی به دلیل ماهیت خاص و غیرمستقیم آن‌ها در حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است. این حساب‌ها به دارایی‌ها و بدهی‌های مشروط، تعهدات غیرقطعی یا دارایی‌هایی که در شرایط خاصی به واقعیت تبدیل می‌شوند، مربوط هستند. بنابراین، مدیریت دقیق و اصولی این حساب‌ها به بهبود شفافیت مالی و کنترل بهتر بر تعهدات و دارایی‌های احتمالی سازمان کمک می‌کند. در ادامه به چگونگی مدیریت مؤثر حساب‌های انتظامی پرداخته می‌شود:

ثبت صحیح و به‌موقع: اولین گام در مدیریت حساب‌های انتظامی، ثبت دقیق و به‌موقع تمامی تراکنش‌ها و اطلاعات مرتبط با این حساب‌هاست. هر تعهد، ضمانت‌نامه یا وثیقه باید در دفاتر حسابداری به درستی ثبت و نگهداری شود تا در زمان لازم امکان ردیابی و کنترل آن‌ها وجود داشته باشد.

طبقه‌بندی و تفکیک حساب‌ها: حساب‌های انتظامی باید به درستی طبقه‌بندی و تفکیک شوند. هر نوع حساب مانند حساب‌های وثیقه‌ای، تضمینی یا امانی باید به صورت جداگانه نگهداری شده و گزارش‌دهی آن‌ها نیز تفکیک شود. این کار به حسابداران کمک می‌کند تا بهتر بتوانند این حساب‌ها را مدیریت کنند و در گزارش‌های مالی، تصویر دقیقی از تعهدات و دارایی‌های مشروط ارائه دهند.

پیگیری و به‌روزرسانی مستمر: حساب‌های انتظامی نیازمند پیگیری مداوم هستند تا وضعیت آن‌ها همیشه به‌روز و دقیق باشد. به‌روزرسانی‌های منظم در خصوص شرایط تعهدات یا تغییرات مربوط به وثیقه‌ها و تضمین‌ها به مدیران مالی کمک می‌کند که تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند.

نظارت بر شرایط قانونی و قراردادی: بسیاری از حساب‌های انتظامی به شرایط قانونی یا قراردادی وابسته هستند. مدیریت این حساب‌ها باید با نظارت دقیق بر این شرایط انجام شود تا در صورت تغییرات در قراردادها یا قوانین، اقدامات لازم انجام گیرد.

گزارش‌دهی دقیق: یکی از مهم‌ترین مراحل مدیریت حساب‌های انتظامی، گزارش‌دهی دقیق و شفاف به مدیران و ذی‌نفعان سازمان است. این گزارش‌ها باید به‌گونه‌ای تهیه شوند که تمامی تعهدات و دارایی‌های احتمالی سازمان به طور کامل منعکس شوند تا تصمیم‌گیرندگان بتوانند بر اساس اطلاعات صحیح اقدام کنند.

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری: نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته می‌توانند مدیریت حساب‌های انتظامی را ساده‌تر و دقیق‌تر کنند. این نرم‌افزارها امکان ردیابی بهتر، گزارش‌دهی خودکار و به‌روزرسانی‌های منظم را فراهم می‌آورند که به کاهش احتمال خطا و افزایش دقت مدیریت حساب‌ها کمک می‌کند.
 

نحوه ثبت حساب‌های انتظامی در حسابداری

با یک مثال، نحوه ثبت حساب‌های انتظامی در حسابداری را برای شما توضیح خواهیم داد. فرض کنید سازمان الف در حوزه اتوماسیون اداری فعالیت می‌کند. این سازمان سیستم اتوماسیون اداری خود را در طی قراردادی با شرکت ج، به فروش می‌رساند. در طی این قرارداد، سازمان الف موظف می‌شود که به مدت 6 ماه، سیستم اتوماسیون اداری خود را در شرکت ج راه‌اندازی کند و این اتوماسیون بعد از 6 ماه به صورت کامل در شرکت فعال شده باشد.

سازمان الف برای اثبات حسن نیت و متعهد بودن خود به قرارداد، یک سند انتظامی به شرکت ج پرداخت می‌کند.

این سند انتظامی به صورت جدول زیر در حساب انتظامی سازمان الف ثبت می‌شود.

و شرکت ج که اقدام به دریافت سند انتظامی کرده است، حساب انتظامی را به صورت زیر ثبت می‌کند.

بستن حساب‌های انتظامی

حساب‌های مالی، اغلب در پایان دوره مالی بسته می‌شود. در هنگام بستن حساب در حسابداری، مانده حساب صفر می‌شود. حساب‌های انتظامی هم در پایان یک دوره مالی باید بسته شوند. حساب‌های انتظامی با بدهکار کردن حساب‌هایی که مانده بستانکار داشته و بستانکار کردن حساب‌هایی که مانده بدهکار دارند، بسته می‌شوند. بر اساس مثال بیان شده، اگر بعد از 6 ماه سازمان الف توانست تعهدات قرارداد خود را در قبال شرکت ج انجام دهد، چک توسط شرکت ج به سازمان الف برگشت داده می‌شود. در این صورت حساب انتظامی در سازمان الف به صورت زیر بسته می‌شود:

نرم‌افزارهای حسابداری مختلفی برای ثبت اطلاعات حسابداری در بازار موجود است. شما می‌توانید با تهیه این نرم‌افزارها، اطلاعات حسابداری سازمان یا شرکت خود را در آن وارد کنید. از آنجایی که سیستم حسابداری بسیار وسیع و پیچیده است، برای سهولت در استفاده از آن سیستم کدینگ تعریف شده است. در این نرم‌افزارها اسم حساب‌ها مشخص شده و برای آسان‌تر شدن عملیات حسابداری، به هر حساب یک کد تعلق می‌گیرد.

در نرم‌افزارهای حسابداری، برای کدینگ حساب انتظامی، پیش شماره مشخصی تعیین شده است. شما بعد از وارد کردن آن پیش شماره می‌توانید بر اساس اینکه حساب در چه سطحی از حساب‌های کل، معین یا تفصیلی بوده، بقیه شماره را وارد کنید.

نرم‌افزار هلو یکی از نرم‌افزارهای حسابداری است که توسط شرکت‌های بزرگ برای انجام امور حسابداری استفاده می‌شود. کاربران می‌توانند با ثبت حساب انتظامی در هلو، گزارشات و اسناد انتظامی خود را در این نرم‌افزار ذخیره و در پایان ماه یک گزارش جامع و کامل از حساب‌های شرکت را دریافت کنند.

آموزش صفر تا صد نرم افزار هلو

سخن پایانی

حساب‌های انتظامی به عنوان ابزارهای کنترلی و تضمینی نقش بسیار مهمی در مدیریت تعهدات مالی و اعتباری سازمان‌ها و موسسات دارند. با استفاده درست از این حساب‌ها، شرکت‌ها می‌توانند اعتماد طرفین قرارداد را افزایش داده و با کاهش ریسک‌ها، فرآیندهای مالی خود را به شکل مؤثرتری مدیریت کنند. شناخت دقیق انواع حساب‌های انتظامی، نحوه کدینگ، و شرایط وصول و عودت اسناد تضمینی، به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و مالی بهتر کمک کرده و زیرساخت‌های لازم برای رشد و پایداری کسب‌وکار را فراهم می‌سازد. در نهایت، بهره‌گیری از حساب‌های انتظامی به ایجاد شفافیت و انضباط در امور مالی کمک کرده و با بهبود مدیریت تعهدات، پایه‌ای مستحکم برای توسعه‌ی پایدار و موفقیت‌های بلندمدت ایجاد می‌کند.