همه چیز در مورد حسابداری انبار

انبار در فروشگاه‌ها، کارخانه‌ها، تولیدی‌ها و شرکت‌ها نقش مهمی دارد. ماهیت انبارها در حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است و روی سود و زیان شرکت‌ها تاثیر می‌گذارد. ردیابی کالا و مواد اولیه از زمان وارد شدن به انبار تا زمان خروج توسط حسابداری انبار قابل ثبت است. حسابداری انبار چیست؟ هدف حسابداری انبار چیست؟ اصول حسابداری انبار چیست؟ شرح وظایف حسابداری انبار، آموزش حسابداری انبار و نرم‌افزارهای حسابداری انبار کدامند؟

موارد بالا سرفصل‌هایی است که در این مطلب به آن خواهیم پرداخت و در برخی قسمت‌ها به صورت کامل در رابطه آن توضیح خواهیم داد.

حسابداری انبار چیست؟

برخلاف تصور، حسابداری انبار تعداد کالاها یا مواد ورودی، خروجی و موجود در انبار را به ما نشان نمی‌دهد. در انبار گروهی کالا یا مواد وارد، و قسمتی از آن خارج می‌شود. در این تبادل کالا و مواد، هزینه‌هایی نیز به همراه آن جابه‌جا می‌شود. حسابداری انبار وظیفه ثبت و ذخیره این اطلاعات را دارد. در نهایت حسابداری انبار به ما یک گزارش از مبلغ و هزینه فعلی موجود در انبار را به همراه اطلاعات دیگری خواهد داد. اما انبار گردانی روالی است که طبق آن موجودی دقیق داخل انبار مشخص می‌شود.
در کنار حسابداری انبار، انبار گردانی نیز اهمیت دارد. شرکت‌ها بر اساس روال اداره‌ای خود 3 ماهه، 6 ماهه یا یکساله انبارگردانی به همراه حسابداری انبار را انجام می‌دهند و نتایج آن‌ها را با یکدیگر مقایسه می‌کنند.

چرا حسابداری انبار انجام می‌شود؟

حسابداری انبار برای هر سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد، چرا که به‌روز بودن و دقت در ثبت موجودی‌ها به کنترل دقیق بر منابع و هزینه‌ها کمک می‌کند. این سیستم به مدیران امکان می‌دهد تا ارزش ریالی موجودی‌ها را به‌درستی محاسبه کنند و از تطابق حساب‌های ورودی و خروجی با موجودی نهایی اطمینان حاصل کنند. عدم دقت در مدیریت موجودی‌ها می‌تواند به توقف خطوط تولید و کاهش سود منجر شود، بنابراین حسابداری انبار نقش کلیدی در حفظ تداوم و سلامت مالی شرکت‌ها دارد.

جهت کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره آموزش حسابداری در آموزشگاه سفیر قرن کلیک کنید.

انباردار کیست و چه وظایفی دارد؟

در کنار حسابدار انبار، نقش انباردار نیز بسیار حیاتی است و در برخی سازمان‌ها ممکن است یکی از این موقعیت‌های شغلی به‌تنهایی موجود باشد. انباردار مسئولیت‌های متعددی دارد که شامل ارائه گزارش‌های لازم به مقامات مربوطه، بایگانی اسناد و مدارک مهم انبار، و حفظ و نگهداری ایمن از کالاها می‌شود. او همچنین موظف است با واحد حسابداری و سفارش‌ها همکاری کرده و در خصوص تعیین حداقل و حداکثر نقطه سفارش مشاوره دهد. دیگر وظایف انباردار شامل طبقه‌بندی، تنظیم و کدگذاری کالاها، ثبت مشخصات و تعداد اجناس در دفاتر و کارت‌های انبار، و صادر کردن فرم‌های مرتبط با خرید و مرجوعی کالاها است. به علاوه، انباردار مسئول صادر کردن حواله‌های انبار، قبض‌های انبار و برگ رسیدها پس از تحویل کالاها و اجناس می‌باشد. این وظایف به حفظ نظم و کارایی در انبار کمک می‌کند و تفاوت‌های کلیدی بین نقش انباردار و حسابدار انبار را مشخص می‌سازد.
 

هدف حسابداری انبار چیست؟

بدون مبالغه می‌توان گفت حسابداری انبار نقش مهمی در سود یا زیان شرکت دارد. در برخی اوقات حسابداری انبار به اندازه یک قرارداد مهم برای شرکت سوددهی دارد. در واقع می‌توان مجموع هدف‌های حسابداری انبار را به صورت زیر بیان کرد:

• ثبت شدن تمام سوابق کالا‌های وارد شده، موجود و خارج شده از انبار.

• نشان دادن ارزش مواد نگه‌داشته شده در انبار و ارزش سهام شرکت.

• کمک به میزان ذخیره‌ کردن مواد یا کالا در انبار مطابق با نیاز بخش مصرف‌کننده.

• جلوگیری از خرید بیش از اندازه مواد یا کالا که موجب هدر رفتن سرمایه شرکت می‌شود.

• کمک به ارائه اطلاعات پشتیبانی موثر برای خرید مواد یا کالا.

• اطلاعات ثبت‌شده در حسابداری انبار درباره هزینه‌های صرف‌شده در انبار برای تهیه، نگه‌داری و چرخش مواد یا کالا، به تعیین کردن هزینه کمک می‌کند.

• یکی دیگر از اهداف مهم ثبت حسابداری انبار و انبارگردانی، نشان دادن اختلافات موجود در صورت مصرف و استفاده غیرعادی از مواد یا کالا است.

• کمک به حسابداری شرکت با ارائه قبض و دریافت رسید.

• ثبت دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها و درآمد‌ها در حسابداری انبار به صاحبان شرکت کمک می‌کند تا در زمان مناسب به یک سود خوب برسند.

• ثبت حسابداری انبار در نهایت می‌تواند به تهیه یک گزارش از ارزش موجودی برای بودجه‌بندی کمک کند.
   

اصول حسابداری انبار چیست؟

اصول حسابداری انبار شامل مجموعه‌ای از قواعد کلیدی است که به مدیریت و نظارت مؤثر بر موجودی‌ها کمک می‌کند. این اصول به شرح زیر هستند:

ثبت دقیق و مستند هزینه‌ها: تمامی هزینه‌ها و هزینه‌های جانبی باید بر اساس فاکتورها و اسناد معتبر ثبت شوند. این شامل هزینه‌های خرید، تخفیف‌ها، هزینه‌های حمل و نقل، و هزینه‌های مرتبط با انبارداری است. ثبت دقیق این هزینه‌ها به محاسبه صحیح قیمت نهایی کالا و کنترل هزینه‌ها کمک می‌کند.

مدیریت اسناد انتقال کالا: هرگونه انتقال کالا بین انبارها یا بخش‌های مختلف باید با اسناد رسمی و دقیق مستند شود. این اسناد، شامل حواله‌های انتقال و تأییدیه‌های مربوطه، به جلوگیری از اشتباهات و اختلالات در موجودی‌ها کمک می‌کند.

محاسبه بهای تمام شده کالاهای تولیدی: تعیین بهای تمام شده برای کالاهای تولیدی نیازمند محاسبه جامع هزینه‌های تولید است. این شامل هزینه‌های مواد اولیه، بسته‌بندی، حمل و نقل، و هزینه‌های تولید است. برای محاسبه دقیق بهای تمام شده، باید اصول حسابداری صنعتی را به‌درستی به کار گرفت.

تعیین بهای تمام شده کالاهای صادره: برای هر کالا که از انبار خارج می‌شود، باید بهای نهایی محاسبه شود. این بهای تمام شده تحت تأثیر سیستم‌های ارزیابی مختلف، مانند سیستم ارزیابی ادواری یا دائمی موجودی، قرار دارد. در سیستم ادواری، بهای تمام شده کالا در پایان دوره محاسبه می‌شود و شامل ارزش موجودی ابتدای دوره، ورودی‌های طی دوره، و ارزش موجودی پایان دوره است.

در اصول حسابداری انبار باید به موارد زیر توجه کرد:

• حسابداری انبار به ما تعداد و نوع کالاهای موجود را نشان نمی‌دهد، بلکه ارزش موجودی انبار را گزارش می‌دهد.

• این گزارش بنا بر روال شرکت در یک دوره زمانی (به عنوان مثال 6 ماهه یا 1 ساله) انجام می‌گیرد.

• انبارگردانی تعداد کالاهای موجود، وارد شده و خارج شده را نشان می‌دهد. بنابراین این دو گزارش باید به طور همزمان انجام شده و با یکدیگر مقایسه شود تا در صورت مغایرت، بتوان مورد بررسی قرار داد.

بیشتر بخوانید: آموزش استهلاک انباشته در حسابداری

شرح وظایف حسابداری انبار

مسئول حسابداری انبار با توجه به اهمیت این حوزه، وظایف مهم و مختلفی بر عهده دارد. هر کدام از این وظایف به زیر مجموعه‌های مختلفی تقسیم می‌شود. این وظایف بسیار گسترده است. شرح وظایف حسابداری انبار را به صورت زیر می‌توان بیان کرد:

1. ثبت اسناد انبار:

این اسناد را به 4 دسته می‌توان تقسیم کرد:

• اسناد خرید: در ابتدا این اسناد باید با کالای وارد شده مطابقت داشته باشد. سپس برای ثبت این اسناد در گزارشات باید اطلاعات کامل فروشنده به همراه تمام هزینه‌ها که ممکن است شامل تخفیف‌ها، ارزش افزوده، هزینه گمرک و مواردی از این قبیل لحاظ شود.
• اسناد انتقالی بین انبار: این اسناد بار مالی برای شرکت ندارد اما باید به صورت دقیق ثبت شود. ثبت اسناد انتقالی بین بار در حسابداری شرکت و ثبت موجودی انبار کمک می‌کند.
• اسناد بهای تمام شده کالای تولیدی: تهیه کردن این اسناد کار پیچیده‌ای است. در تولید یک کالا، هزینه‌هایی مانند تهیه مواد اولیه در تولید آن سهیم است. اما هزینه‌های جانبی دیگر مانند بسته‌بندی، حمل و نقل باید محاسبه و سرشکن شود و به اسناد بهای تمام شده کالای تولیدی اضافه شود. در برخی اوقات پیدا کردن دقیق این هزینه‌ها امکان‌پذیر نیست، به همین دلیل به صورت تخمینی ثبت می‌شود.
• بهای تمام شده کالای خروجی: برای یک کالا هنگام خروج از انبار باید یک قیمت تمام شده در نظر گرفت. این قیمت تمام شده را می‌توان از دو روش سیستم ارزیابی ادواری موجود و سیستم ارزیابی دائمی موجود به دست آورد.

2. ذخیره کامل اسناد برای جلوگیری از مغایرت انبار و حسابداری و همچنین نگهداری تمام مدارک کالاهای ورودی، خروجی، امانی ارسالی و امانی دریافتی.

3. تهیه گزارش‌های مالی و خرید و فروش انبار و ارائه آن به مدیران و حسابدارهای شرکت

4. مدیریت انبار و طبقه‌بندی کالاها

موارد بالا تنها قسمتی کوچکی از وظایف حسابداری انبار است. گزارشات، جلسات، کنترل انبار و هماهنگی با قسمت‌های مختلف شرکت موارد دیگری از وظایف این بخش است. هر کدام از این موارد شرح طولانی داشته و در برخی شرکت‌ها روال خاص خود را دارد. برای تسلط کامل به این موارد باید آموزش حسابداری انبار را دیده باشید و بر صفر تا صد حسابداری انبار کامل تسلط پیدا کنید.

آموزش حسابداری انبار

همانطور که در وظایف حسابداری شرح دادیم، حسابدار انبار باید با مفاهیمی مانند تهیه گزارش، ثبت اسناد انتقالی انبار، ثبت اسناد خرید، ثبت اسناد بهای تمام شده کالای خروجی و بهای تمام شده کالای خروجی آشنا باشد. در این قسمت ما به شما نحوه محاسبه بهای تمام شده کالای خروجی را آموزش می‌دهیم. بنا بر نوع کالا و میزان ورودی و خروجی و ارزش کالاها، انبارها برای محاسبه بهای تمام شده کالای خروجی از دو روش استفاده می‌کنند:

1. سیستم ارزیابی ادواری موجود:

• اگر میزان ورودی و خروجی انبار زیاد نبوده و گردش آن بسیار کم باشد، اصولا از این روش برای پیدا کردن ارزش کالاهای خروجی استفاده می‌شود.

• این سیستم برای پایان یک دوره یکساله، برای تهیه گزارش محاسبه بهای تمام شده کالای خروجی انجام می‌شود.

• روال تعیین پیدا کردن بهای تمام شده کالای خروجی طبق فرمول زیر است:

• ارزش کالاهای موجود در طول دوره= ارزش موجودی در ابتدای دوره + ارزش کل ورودی در طی دوره

• بهای تمام شده کالای خارج شده از انبار= ارزش کالاهای موجود در طول دوره – ارزش موجودی در پایان هر دوره حسابداری

2. سیستم ارزیابی دائمی موجود:

این سیستم برای انبارهایی که میزان گردش کالا در آن‌ها بسیار بالا بوده و نیاز به گزارش‌دهی به صورت 3 ماهه یا 6 ماهه دارند، بسیار مناسب است. در این روش برای تهیه گزارش به صورت ماهانه، نیاز به انبارگردانی نیست و انبارگردانی تنها یک بار در سال صورت می‌گیرد. در ارزیابی موجودی‌ها باید تمامی مبادلات ورودی و خروجی کالا به صورت کامل در حساب موجودی انبار نوشته شود. در صورتی که قیمت نهایی کالا نسبت به زمان تغییر پیدا کند، از روش‌های مورد پذیرش در حسابداری بهای تمام شده استفاده می‌شود.
برای محاسبه بهای تمام شده کالاها و ریالی کردن اسناد انبار، چهار روش در پیش رو دارید:

• اولین صادره از اولین وارده (FIFO)

• آخرین وارده از اولین صادره (LIFO)

• روش میانگین موزون و میانگین محترک (Weighted average)

• روش شناسایی ویژه (Specific identification)

نرم‌افزارهای حسابداری انبار کدامند؟

نرم‌افزارهای حسابداری انبار با نرم‌افزارهای حسابداری کاملا متفاوت است. هدف نرم‌افزارهای حسابداری انبار افزایش دقت در حسابداری، سرعت بخشیدن به کارها، جمع‌آوری و متمرکز کردن تمام اطلاعات حسابداری انبار در یک برنامه و ارائه یک گزارش دقیق به مدیران است. این نرم‌افزارها خدمات متفاوت و بسیاری به کاربران خود می‌دهند. از ابتدایی‌ترین خدمات آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت موجودی کالاها: نظارت بر ارزش موجودی‌های انبار، محاسبه استهلاک دارایی و مدت‌ زمان نگهداری کالا.
• پیگیری بدهی‌ها و مطالبات: مدیریت پرداختی‌ها و دریافتی‌های کالا و سایر هزینه‌ها.
• ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل: گزارش‌های متفاوتی مانند: گزارش عملکرد فروش در سطوح مختلف، کالاهای قابل سفارش و و گزارش جامع اسناد انبار.

نرم‌افزارهای انبارداری در سه فرم ارائه می‌شود که هرکدام مزایا و معیب خود را دارد. انتخاب این نرم‌افزارها به نوع کار شرکت و میزان حجم کار انبارداری شما بستگی دارد.

1. نرم‌افزارهای تحت ویندوز: قابل نصب روی سیستم ‌کامپیوتری و لپ‌تاپ.

2. نرم‌افزارهای تحت وب: قابل استفاده روی هر دستگاهی که امکان اتصال به اینترنت و باز کردن صفحه مرورگر را دارد.

3. اپلیکیشن‌های موبایل انبارداری: قابل استفاده روی دستگاه‌های تلفن در هر زمان و هر مکان.
    

امیدواریم با خواندن این مطلب به ماهیت انبار در حسابداری و اهمیت حسابداری انبار پی برده باشید. نظرات و سوالات خود را در رابطه با این مبحث با ما به اشتراک بگذارید.