یکی از مهمترین و اصلی‌ترین دارایی‌های هر سازمان یا شرکتی، انبار آن است که باید موجودی در محلی مناسب و امن نگهداری شود. مقدار و نوع مواد موجود در انبار، نقطه سفارش و حداکثر و حداقل مواد باید به طور مداوم توسط نگهبان و انبار دار، در انبار بررسی شوند. در این مقاله از سفیر قرن قصد داریم تا به توضیح انبارداری چیست بپردازیم و اصول، مزایا و مراحل آن را به طور کامل توضیح دهیم. با ما همراه باشید.
انبار داری چیست؟
انبارداری یا Warehousing به فرایند نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت کالاها در یک فضای مشخص تا زمان تحویل به مشتری گفته می‌شود. این فرآیند شامل تمامی اقداماتی است که برای حفظ و نگهداری محصولات قبل از توزیع یا فروش انجام می‌شود. انبارداری نقش مهمی در زنجیره تأمین ایفا می‌کند و برای بهینه‌سازی جریان کالاها از تولید تا مصرف نهایی ضروری است.
شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارها بسته به نیاز و حجم فعالیت‌های خود، ممکن است از انبارهای بزرگ و تخصصی استفاده کنند، در حالی که کسب‌وکارهای کوچک‌تر می‌توانند کالاهای خود را در فضاهای کوچکتری مانند زیرزمین یا گاراژ خانه نگهداری کنند.
انبار دار کیست؟
هر انباری به استخدام انبار دار یا محافظ انبار نیاز دارد. انبار دار، فردی است که مسئولیت دریافت کالا، نگهداری ایمن و تحویل آن را بر عهده دارد. کسی که در این جایگاه قرار دارد، باید به فعالیت‌های روزمره انبار مانند دریافت کالا، ثبت تراکنش‌های انبار، بازرسی انبار و نگهداری ایمن و بهینه از کالاها بپردازد. در واقع محافظ انبار باید در انبار حضور داشته باشد تا بتواند محموله‌های ورودی را از نظر کیفیت و کمیت بررسی کند، هماهنگی‌های لازم برای دریافت کالاها را انجام دهد و فهرست دقیقی از خصوصیات و تعداد کالاهای موجود در انبار تهیه کند.
انواع سیستم‌های انبارداری
سیستم‌های انبارداری به روش‌ها و استراتژی‌های مختلفی برای مدیریت کالاها در انبار تقسیم می‌شوند. انتخاب سیستم مناسب برای انبارداری به نوع محصولات، حجم فعالیت‌ها و نیازهای خاص کسب‌وکار وابسته است. در این بخش، به برخی از پرکاربردترین و محبوب‌ترین سیستم‌های انبارداری اشاره می‌کنیم:
1. سیستم انبارداری دستی
این نوع سیستم برای کسب‌وکارهای کوچک با حجم کم کالا مناسب است. در این سیستم، تمامی مراحل مدیریت موجودی، جابجایی و ثبت کالاها به صورت دستی و با استفاده از نیروی انسانی انجام می‌شود. سیستم انبارداری دستی به دلیل هزینه‌های کمتر، همچنان در بسیاری از انبارهای کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2. سیستم انبارداری نیمه‌خودکار
در این سیستم، بخش‌هایی از عملیات انبارداری با استفاده از ماشین‌آلات و ابزارهای مکانیکی انجام می‌شود. دستگاه‌هایی مانند لیفتراک‌ها، تسمه‌های نقاله و تجهیزات بارگیری از جمله ابزارهایی هستند که در این سیستم به کار گرفته می‌شوند. این روش باعث کاهش زمان انجام کارها و افزایش دقت و سرعت در جابجایی کالاها می‌شود.
3. سیستم انبارداری خودکار
در انبارهای بزرگ و پیچیده، استفاده از سیستم‌های خودکار می‌تواند راهکاری بسیار کارآمد باشد. این سیستم‌ها با استفاده از ربات‌ها و تکنولوژی‌های پیشرفته، فرآیندهای انبارداری را به صورت کامل خودکار انجام می‌دهند. مزیت اصلی این سیستم‌ها افزایش دقت و کاهش خطای انسانی است. اما هزینه‌های نصب و نگهداری آنها نیز به نسبت بیشتر است.
4. سیستم انبارداری هوشمند (WMS)
سیستم مدیریت انبار (WMS) با استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته، مدیریت موجودی و فرآیندهای انبار را بهینه می‌کند. این سیستم‌ها امکان پیگیری دقیق کالاها، بهینه‌سازی فضای انبار و کاهش خطاهای انسانی را فراهم می‌آورند. WMS معمولاً به صورت ترکیبی با سایر سیستم‌ها، از جمله سیستم‌های خودکار، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انواع انبار در انبار داری
اکثر سازمان‌ها برای مدیریت عملیات تجاری خود به یک یا چند انبار نیاز دارند. این انبارها معمولاً برای نگهداری مواد اولیه، محصولات تولیدی، محصولات نیمه‌تمام و محصولات نهایی استفاده می‌شوند. انبارها را می‌توان بر اساس معیارهای مختلفی طبقه‌بندی کرد، اما رایج‌ترین روش‌های طبقه‌بندی شامل ماهیت محصول، نوع ساختمان، جریان مواد، و موقعیت مکانی است.
انواع انبار در انبارداری شامل موارد زیر است:
انبارهای عمومی: این نوع انبارها توسط مشاغل مختلف برای اجاره و نگهداری کالاها استفاده می‌شوند. معمولاً شرکت‌های بزرگ یا نهادهای دولتی مالک این انبارها هستند و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط می‌توانند با اجاره این فضاها، کالاهای خود را ذخیره کنند.
انبارهای خصوصی: برخی شرکت‌ها یا کسب‌وکارها ترجیح می‌دهند فضای مازاد خود را به عنوان انبار اختصاصی استفاده کنند و حتی به دیگران اجاره دهند. این نوع انبارها بیشتر توسط سازمان‌هایی با نیازهای خاص یا حجم بالای محصولات استفاده می‌شوند.
مراکز توزیع: مراکز توزیع مکان‌هایی هستند که کالاها در آنها دریافت و سپس به سرعت به مکان‌های دیگر منتقل می‌شوند. این انبارها معمولاً برای مدیریت سریع‌تر و کارآمدتر زنجیره تأمین به کار می‌روند و تمرکز اصلی آنها بر جابجایی سریع کالاهاست.
اهداف و وظایف انبار داری
هدف از ایجاد و تشکیل انبار، نگهداری و در دسترس نگه‌داشتن کالاها و وسایل مورد نیاز است. در صورت عدم توزیع و تهیه کالاهای مورد نیاز واحد‌های مصرف‌کننده، فعالیت شرکت‌ها با اختلال مواجه می‌شود. از جمله فعالیت‌های انباردار می‌توان به حفظ و نگهداری کالاهای مورد نیاز در حد تناسب، همکاری در خرید، دریافت و کنترل کالاهای خریداری شده، نگهداری صحیح کالاها در انبار، سرعت در تحویل کار و اجرای قوانین سازمان یا مؤسسه که جنبی مالی دارند، اشاره کرد.
اصول انبار داری
انبار و اصول انبارداری یکی از مهمترین بخش‌های سازمان یا شرکت محسوب می‌شود؛ زیرا بخش بزرگی از ثروت و دارایی‌های مؤسسه در آن قرار دارد. موجودی کالاهای انبار باید به صورت منظم و در یک محل امن نگهداری و بررسی شود؛ به طوری که نحوه دسترسی به آنها راحت باشد. محافظ انبار باید به مواردی مانند نوع و مقدار مواد، حداکثر و حداقل موجودی کالاها و همچنین نقطه سفارش مواد دقت داشته باشد. اداره انبارها کاری سخت و هزینه بر است و بیشتر مؤسسه‌ها به دنبال راهی برای کاهش هزینه‌ها هستند تا بتواند کارایی و سود شرکت خود را بیشتر کنند؛ به همین دلیل آشنایی با اصول انبار داری امری مهم و ضروری است.
مزایای انبار داری
سیستم warehousing در هر سازمان یا مؤسسه‌ای، باعث سودآوری بیشتر می‌شود و مزایای فراوانی به دنبال دارد. از جمله مزایای این سیستم می‌توان به دریافت و نگهداری صحیح کالا، جلوگیری از خرید‌های تکراری، جلوگیری از وقفه در تولید، تسریع در انجام امور شرکت، صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید، کاهش ضایعات و اتلاف کالا، دسترسی آسان‌تر به کالاها، دسترسی راحت به اطلاعات مورد نیاز کالا، جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی در انبارها و همچنین کاهش رکود سرمایه که ناشی از نگهداری بیش از اندازه کالاها در انبار است، اشاره کرد.
مراحل انبار داری
مراحل انبار داری شامل مجموعه‌ای از فعالیت و عملیات‌هایی است که در انبارها از مرحله تحویل تا بسته‌بندی و صدور کالا انجام می‌گیرد. این مراحل شامل پذیرش کالا، جابجایی کالا، درخواست خروج کالا، بسته‌بندی و در نهایت تحویل کالا است. در مرحله اول یعنی پذیرش کالا، شرکت‌های حمل و نقل یا صاحبان کالا با توجه به مقررات موجود برای ورود کالاها به انبار، باید مجوز‌های لازم را دریافت کنند. بعد از پذیرش کالا، یک مکان مناسب با توجه به استاندارد‌های انبارداری، برای ذخیره کالا در نظر گرفته می‌شود. سپس محافظ انبار به وسیله رسید صادر شده، کالا را جمع‌آوری و به محل تحویل منتقل می‌کند و در نهایت بارگیری انجام می‌شود.
مدیریت انبار شامل چه مواردی می‌شود؟
مدیریت انبار شامل فرآیند‌ها و نرم‌افزار‌هایی است که به شرکت یا سازمان این امکان را می‌دهد که بتواند از زمان ورود محصول یا کالاهای دیگر به انبار تا زمان انتقال، آنها را کنترل و مدیریت کند. در واقع سیستم مدیریت انبار، به منظور کمک به کاربران برای بهبود کارایی ردیابی موجودی کالاها در انبار یا مرکز توزیع، طراحی شده است. همچنین این سیستم، فرآیندهای خاصی مانند دریافت، چیدمان و کنار گذاشتن محصولات در انبار را دقیق‌تر و سریع‌تر می‌کند.
جمع‌بندی
وجود انبار در سازمان یا شرکت علاوه بر بهبود خدمات به مشتری، سبب افزایش سود و راندمان کاری نیز می‌شود. برای داشتن عملکرد مناسب در انبار باید چیدمان خوب، برنامه‌ریزی و جریان کار مناسب در آن اجرا شود. تدارکات و تیم خرید انبار نیز باید برنامه‌ای منظم و دقیق داشته باشند تا بتوانند رابطه موفقی با همه تأمین‌کنندگان برقرار کنند و از تحویل به موقع کالاها و همچنین موجودی آنها اطمینان حاصل کنند. طبق تحقیقات صورت گرفته تقاضا برای انباردار و انبارداری در حال حاضر رو به افزایش است و سمت‌های مختلفی برای این کار معرفی و در نظر گرفته شده است که در آینده‌ای نه چندان دور، برای بهره وری بیشتر به آنها نیاز است.
