یکی از مهمترین و اصلی‌ترین دارایی‌های هر سازمان یا شرکتی، انبار آن است که باید موجودی در محلی مناسب و امن نگهداری شود. مقدار و نوع مواد موجود در انبار، نقطه سفارش و حداکثر و حداقل مواد باید به طور مداوم توسط نگهبان و انبار دار، در انبار بررسی شوند. در این مقاله از سفیر قرن قصد داریم تا به توضیح انبارداری چیست بپردازیم و اصول، مزایا و مراحل آن را به طور کامل توضیح دهیم. با ما همراه باشید.
انبار داری چیست؟
انبارداری یا Warehousing به فرایند نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت کالاها در یک فضای مشخص تا زمان تحویل به مشتری گفته می‌شود. این فرآیند شامل تمامی اقداماتی است که برای حفظ و نگهداری محصولات قبل از توزیع یا فروش انجام می‌شود. انبارداری نقش مهمی در زنجیره تأمین ایفا می‌کند و برای بهینه‌سازی جریان کالاها از تولید تا مصرف نهایی ضروری است.
شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارها بسته به نیاز و حجم فعالیت‌های خود، ممکن است از انبارهای بزرگ و تخصصی استفاده کنند، در حالی که کسب‌وکارهای کوچک‌تر می‌توانند کالاهای خود را در فضاهای کوچکتری مانند زیرزمین یا گاراژ خانه نگهداری کنند.
انبار دار کیست؟
هر انباری به استخدام انبار دار یا محافظ انبار نیاز دارد. انبار دار، فردی است که مسئولیت دریافت کالا، نگهداری ایمن و تحویل آن را بر عهده دارد. کسی که در این جایگاه قرار دارد، باید به فعالیت‌های روزمره انبار مانند دریافت کالا، ثبت تراکنش‌های انبار، بازرسی انبار و نگهداری ایمن و بهینه از کالاها بپردازد. در واقع محافظ انبار باید در انبار حضور داشته باشد تا بتواند محموله‌های ورودی را از نظر کیفیت و کمیت بررسی کند، هماهنگی‌های لازم برای دریافت کالاها را انجام دهد و فهرست دقیقی از خصوصیات و تعداد کالاهای موجود در انبار تهیه کند.
انواع سیستم‌های انبارداری
سیستم‌های انبارداری به روش‌ها و استراتژی‌های مختلفی برای مدیریت کالاها در انبار تقسیم می‌شوند. انتخاب سیستم مناسب برای انبارداری به نوع محصولات، حجم فعالیت‌ها و نیازهای خاص کسب‌وکار وابسته است. در این بخش، به برخی از پرکاربردترین و محبوب‌ترین سیستم‌های انبارداری اشاره می‌کنیم:
1. سیستم انبارداری دستی
این نوع سیستم برای کسب‌وکارهای کوچک با حجم کم کالا مناسب است. در این سیستم، تمامی مراحل مدیریت موجودی، جابجایی و ثبت کالاها به صورت دستی و با استفاده از نیروی انسانی انجام می‌شود. سیستم انبارداری دستی به دلیل هزینه‌های کمتر، همچنان در بسیاری از انبارهای کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2. سیستم انبارداری نیمه‌خودکار
در این سیستم، بخش‌هایی از عملیات انبارداری با استفاده از ماشین‌آلات و ابزارهای مکانیکی انجام می‌شود. دستگاه‌هایی مانند لیفتراک‌ها، تسمه‌های نقاله و تجهیزات بارگیری از جمله ابزارهایی هستند که در این سیستم به کار گرفته می‌شوند. این روش باعث کاهش زمان انجام کارها و افزایش دقت و سرعت در جابجایی کالاها می‌شود.
3. سیستم انبارداری خودکار
در انبارهای بزرگ و پیچیده، استفاده از سیستم‌های خودکار می‌تواند راهکاری بسیار کارآمد باشد. این سیستم‌ها با استفاده از ربات‌ها و تکنولوژی‌های پیشرفته، فرآیندهای انبارداری را به صورت کامل خودکار انجام می‌دهند. مزیت اصلی این سیستم‌ها افزایش دقت و کاهش خطای انسانی است. اما هزینه‌های نصب و نگهداری آنها نیز به نسبت بیشتر است.
4. سیستم انبارداری هوشمند (WMS)
سیستم مدیریت انبار (WMS) با استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته، مدیریت موجودی و فرآیندهای انبار را بهینه می‌کند. این سیستم‌ها امکان پیگیری دقیق کالاها، بهینه‌سازی فضای انبار و کاهش خطاهای انسانی را فراهم می‌آورند. WMS معمولاً به صورت ترکیبی با سایر سیستم‌ها، از جمله سیستم‌های خودکار، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انواع انبار در انبار داری
اکثر سازمان‌ها برای مدیریت عملیات تجاری خود به یک یا چند انبار نیاز دارند. این انبارها معمولاً برای نگهداری مواد اولیه، محصولات تولیدی، محصولات نیمه‌تمام و محصولات نهایی استفاده می‌شوند. انبارها را می‌توان بر اساس معیارهای مختلفی طبقه‌بندی کرد، اما رایج‌ترین روش‌های طبقه‌بندی شامل ماهیت محصول، نوع ساختمان، جریان مواد، و موقعیت مکانی است.
انواع انبار در انبارداری شامل موارد زیر است:
انبارهای عمومی: این نوع انبارها توسط مشاغل مختلف برای اجاره و نگهداری کالاها استفاده می‌شوند. معمولاً شرکت‌های بزرگ یا نهادهای دولتی مالک این انبارها هستند و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط می‌توانند با اجاره این فضاها، کالاهای خود را ذخیره کنند.
انبارهای خصوصی: برخی شرکت‌ها یا کسب‌وکارها ترجیح می‌دهند فضای مازاد خود را به عنوان انبار اختصاصی استفاده کنند و حتی به دیگران اجاره دهند. این نوع انبارها بیشتر توسط سازمان‌هایی با نیازهای خاص یا حجم بالای محصولات استفاده می‌شوند.
مراکز توزیع: مراکز توزیع مکان‌هایی هستند که کالاها در آنها دریافت و سپس به سرعت به مکان‌های دیگر منتقل می‌شوند. این انبارها معمولاً برای مدیریت سریع‌تر و کارآمدتر زنجیره تأمین به کار می‌روند و تمرکز اصلی آنها بر جابجایی سریع کالاهاست.
اصلاحات انبارداری
در مدیریت انبار، شناخت و استفاده صحیح از مفاهیم و ابزارهای تخصصی، کلید موفقیت در بهینه‌سازی فرآیندها است. در ادامه تعاریف دقیق و جزئیات مهمی از اصطلاحات و ابزارهای رایج در انبارداری را بررسی می کنیم:
موجودی کالا:
موجودی کالا شامل تمام اقلام و دارایی‌هایی است که در انبار برای فروش یا فرآیند تولید نگهداری می‌شوند. ثبت دقیق و به‌روزرسانی مداوم موجودی به جلوگیری از کمبود و ایجاد نظم در انبار کمک می‌کند.
تگ انبارگردانی:
تگ انبارگردانی برچسبی است که اطلاعاتی نظیر نوع و تعداد کالاها را نمایش می‌دهد. این تگ‌ها برای مدیریت موجودی، حمل‌ونقل، و شناسایی کالا در انبار به‌کار می‌روند و موجب افزایش دقت و سرعت عملیات انبارداری می‌شوند.
کاردکس انبار:
کاردکس انبار سندی است که تمامی اطلاعات مربوط به ورود، خروج و موجودی کالاها در آن ثبت می‌شود و نقش کلیدی در نظارت و مدیریت موجودی ایفا می‌کند.
کارت موجودی انبار:
این کارت که معمولاً از جنس مقوا ساخته می‌شود، به انبارداران امکان ثبت دقیق اطلاعات کالاهای وارد شده و خارج شده از انبار را می‌دهد.
کارت حساب انبار:
این کارت که به کارت حسابداری نیز معروف است، علاوه بر اطلاعات موجودی کالا، قیمت آنها را نیز شامل می‌شود و برای مدیریت مالی انبار کاربرد دارد.
کارت شناسایی کالا:
این کارت که به کارت قفسه نیز شناخته می‌شود، در کنار هر قفسه نصب می‌شود و اطلاعات مرتبط با کالاهای موجود در آن قفسه را نمایش می‌دهد.
ابزارهای اندازه‌گیری:
ابزارهایی مانند متر، ترازو و باسکول برای اندازه‌گیری دقیق کالاهای موجود در انبار مورد استفاده قرار می‌گیرند و نقش مهمی در مدیریت موجودی دارند.
مواد اولیه:
مواد اولیه به اقلام خامی اطلاق می‌شود که در فرآیند تولید کالاها به کار می‌روند. این مواد نقش اساسی در عملکرد شرکت‌های تولیدی دارند.
کالاهای نیمه‌ساخته:
این دسته شامل محصولاتی است که تولید آنها کامل نشده و در مراحل میانی فرآیند تولید قرار دارند.
کالاهای ساخته‌شده:
محصولاتی که تولید آنها به پایان رسیده و برای عرضه به بازار آماده‌اند، به عنوان کالاهای ساخته‌شده شناخته می‌شوند.
قفسه‌بندی:
چیدمان اصولی و سازمان‌یافته کالاها در انبار تحت عنوان قفسه‌بندی شناخته می‌شود. این روش دسترسی سریع‌تر به کالاها و مدیریت بهتر فضای انبار را فراهم می‌کند.
کدگذاری کالا:
فرآیند کدگذاری کالاها با استفاده از حروف و اعداد، به شناسایی و یافتن سریع‌تر اقلام در انبار کمک کرده و باعث بهینه‌سازی فرآیندهای انبارداری می‌شود.
انبار:
انبار محلی است که با توجه به نوع کالاها و الزامات نگهداری آنها طراحی شده و به منظور ذخیره‌سازی و حفاظت از کالاها به کار می‌رود.
انبارداری:
انبارداری شامل مجموعه عملیاتی است که برای دریافت، نگهداری و تحویل کالاها تحت شرایط خاص انجام می‌شود و هدف آن تأمین امنیت و دسترسی به موقع کالاها است.
انواع انبارها:
انبار لوازم منزل: کانتینرهایی با ابعاد مختلف که برای ذخیره‌سازی وسایل منزل استفاده می‌شوند.
انبار سرپوشیده: فضایی کاملاً پوشیده که از کالاها در برابر عوامل آسیب‌زا محافظت می‌کند.
انبار نیمه‌پوشیده: فضایی با سقف که کالاها را از آفتاب و باران حفظ می‌کند.
انبار روباز: مکانی باز برای نگهداری کالاهایی که شرایط جوی تأثیر چندانی بر آنها ندارد.
انبارگردانی:
فرآیند شمارش و ارزیابی موجودی انبار در پایان هر دوره مالی یا در زمان‌های مشخص، برای تعیین ارزش دقیق موجودی‌ها انجام می‌شود.
اهداف و وظایف انبار داری
هدف از ایجاد و تشکیل انبار، نگهداری و در دسترس نگه‌داشتن کالاها و وسایل مورد نیاز است. در صورت عدم توزیع و تهیه کالاهای مورد نیاز واحد‌های مصرف‌کننده، فعالیت شرکت‌ها با اختلال مواجه می‌شود. از جمله فعالیت‌های انباردار می‌توان به حفظ و نگهداری کالاهای مورد نیاز در حد تناسب، همکاری در خرید، دریافت و کنترل کالاهای خریداری شده، نگهداری صحیح کالاها در انبار، سرعت در تحویل کار و اجرای قوانین سازمان یا مؤسسه که جنبی مالی دارند، اشاره کرد.
انبارداری و اصول حسابداری در آن
معمولاً عملیات حسابداری انبار در پایان دوره‌های مالی انجام می‌شود. در اکثر سازمان‌ها، دوره مالی به‌صورت یک‌ساله تعریف شده است، اما در برخی موارد دوره‌های سه یا شش‌ماهه نیز استفاده می‌شود. مطابق استانداردهای حسابداری، اجرای حداقل یک بار عملیات حسابداری انبار و انبارگردانی در هر سال الزامی است. این فرآیند می‌تواند به شناسایی مشکلات و پیشگیری از زیان‌های احتمالی کمک کند.
هدف اصلی انبارگردانی و حسابداری انبار
این عملیات با هدف ارزیابی کیفی و کمی موجودی‌ها و کنترل دارایی‌های انبار صورت می‌گیرد. حسابداری انبار، که با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی انجام می‌شود، شامل موارد زیر است:
تحویل، نگهداری و توزیع صحیح و سریع کالاها.
جلوگیری از ضرر و زیان از طریق کنترل و ارزیابی دقیق موجودی‌ها و پیشگیری از انباشت بیش از حد اقلام.
نظارت بر میزان موجودی انبار و بهینه‌سازی هزینه‌های سرمایه در گردش.
تسهیل فرآیندهای حسابداری از طریق صدور قبوض انبار و ساده‌سازی پرداخت‌ها.
محاسبه ارزش موجودی‌های انبار بر اساس نرخ تمام‌شده.
این فرآیندها به مدیریت بهتر موجودی‌ها و کاهش ریسک‌های مالی و عملیاتی در سازمان‌ها کمک می‌کنند.
اصول انبار داری
انبار و اصول انبارداری یکی از مهمترین بخش‌های سازمان یا شرکت محسوب می‌شود؛ زیرا بخش بزرگی از ثروت و دارایی‌های مؤسسه در آن قرار دارد. موجودی کالاهای انبار باید به صورت منظم و در یک محل امن نگهداری و بررسی شود؛ به طوری که نحوه دسترسی به آنها راحت باشد. محافظ انبار باید به مواردی مانند نوع و مقدار مواد، حداکثر و حداقل موجودی کالاها و همچنین نقطه سفارش مواد دقت داشته باشد. اداره انبارها کاری سخت و هزینه بر است و بیشتر مؤسسه‌ها به دنبال راهی برای کاهش هزینه‌ها هستند تا بتواند کارایی و سود شرکت خود را بیشتر کنند؛ به همین دلیل آشنایی با اصول انبار داری امری مهم و ضروری است.
مزایای انبار داری
سیستم warehousing در هر سازمان یا مؤسسه‌ای، باعث سودآوری بیشتر می‌شود و مزایای فراوانی به دنبال دارد. از جمله مزایای این سیستم می‌توان به دریافت و نگهداری صحیح کالا، جلوگیری از خرید‌های تکراری، جلوگیری از وقفه در تولید، تسریع در انجام امور شرکت، صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید، کاهش ضایعات و اتلاف کالا، دسترسی آسان‌تر به کالاها، دسترسی راحت به اطلاعات مورد نیاز کالا، جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی در انبارها و همچنین کاهش رکود سرمایه که ناشی از نگهداری بیش از اندازه کالاها در انبار است، اشاره کرد.
مراحل انبار داری
مراحل انبار داری شامل مجموعه‌ای از فعالیت و عملیات‌هایی است که در انبارها از مرحله تحویل تا بسته‌بندی و صدور کالا انجام می‌گیرد. این مراحل شامل پذیرش کالا، جابجایی کالا، درخواست خروج کالا، بسته‌بندی و در نهایت تحویل کالا است. در مرحله اول یعنی پذیرش کالا، شرکت‌های حمل و نقل یا صاحبان کالا با توجه به مقررات موجود برای ورود کالاها به انبار، باید مجوز‌های لازم را دریافت کنند. بعد از پذیرش کالا، یک مکان مناسب با توجه به استانداردهای انبارداری، برای ذخیره کالا در نظر گرفته می‌شود. سپس محافظ انبار به وسیله رسید صادر شده، کالا را جمع‌آوری و به محل تحویل منتقل می‌کند و در نهایت بارگیری انجام می‌شود.
مدیریت انبار شامل چه مواردی می‌شود؟
مدیریت انبار شامل فرآیندها و نرم‌افزار‌هایی است که به شرکت یا سازمان این امکان را می‌دهد که بتواند از زمان ورود محصول یا کالاهای دیگر به انبار تا زمان انتقال، آنها را کنترل و مدیریت کند. در واقع سیستم مدیریت انبار، به منظور کمک به کاربران برای بهبود کارایی ردیابی موجودی کالاها در انبار یا مرکز توزیع، طراحی شده است. همچنین این سیستم، فرآیندهای خاصی مانند دریافت، چیدمان و کنار گذاشتن محصولات در انبار را دقیق‌تر و سریع‌تر می‌کند.
جمع‌بندی
وجود انبار در سازمان یا شرکت علاوه بر بهبود خدمات به مشتری، سبب افزایش سود و راندمان کاری نیز می‌شود. برای داشتن عملکرد مناسب در انبار باید چیدمان خوب، برنامه‌ریزی و جریان کار مناسب در آن اجرا شود. تدارکات و تیم خرید انبار نیز باید برنامه‌ای منظم و دقیق داشته باشند تا بتوانند رابطه موفقی با همه تأمین‌کنندگان برقرار کنند و از تحویل به موقع کالاها و همچنین موجودی آنها اطمینان حاصل کنند. طبق تحقیقات صورت گرفته تقاضا برای انباردار و انبارداری در حال حاضر رو به افزایش است و سمت‌های مختلفی برای این کار معرفی و در نظر گرفته شده است که در آینده‌ای نه چندان دور، برای بهره وری بیشتر به آنها نیاز است.
