یکی از مهمترین و اصلی‌ترین دارایی‌های هر سازمان یا شرکتی، انبار آن است که باید موجودی در محلی مناسب و امن نگهداری شود. مقدار و نوع مواد موجود در انبار، نقطه سفارش و حداکثر و حداقل مواد باید به طور مداوم توسط نگهبان و انبار دار، در انبار بررسی شوند. در این مقاله از سفیر قرن قصد داریم تا به توضیح انبارداری چیست بپردازیم و اصول، مزایا و مراحل آن را به طور کامل توضیح دهیم. با ما همراه باشید.
انبار داری چیست؟
به فرایند نگهداری کالا‌های مختلف در انبار تا زمان تحویل به مشتری، انبارداری یا warehousing گفته می‌شود. در واقع این سیستم شامل مدیریت و سازمان‌دهی هر محصول یا کالایی قبل از توزیع آن است. شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف می‌توانند کالا‌های خود را در انبار، مشاغل و کسب‌های و کار‌های کوچک، در زیرزمین یا گاراژ خانه نگهداری کنند.
انبار دار کیست؟
هر انباری به استخدام انبار دار یا محافظ انبار نیاز دارد. انبار دار، فردی است که مسئولیت دریافت کالا، نگهداری ایمن و تحویل آن را بر عهده دارد. کسی که در این جایگاه قرار دارد، باید به فعالیت‌های روزمره انبار مانند دریافت کالا، ثبت تراکنش‌های انبار، بازرسی انبار و نگهداری ایمن و بهینه از کالا‌ها بپردازد. در واقع محافظ انبار باید در انبار حضور داشته باشد تا بتواند محموله‌های ورودی را از نظر کیفیت و کمیت بررسی کند، هماهنگی‌های لازم برای دریافت کالا‌ها را انجام دهد و فهرست دقیقی از خصوصیات و تعداد کالا‌های موجود در انبار تهیه کند.
انواع انبار در انبار داری
بیشتر سازمان‌ها برای انجام فعالیت‌های تجاری خود، به یک یا چند انبار نیاز دارند. معمولاً از این انبار‌ها برای حفظ و نگهداری مواد اولیه، محصولات تولیدی، محصولات نیمه آماده و محصولات نهایی استفاده می‌شود. انبار‌ها به روش‌های مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند اما بهترین روش طبقه‌بندی بر اساس ماهیت محصول، ساختمان انبار، جریان مواد و موقعیت مکانی است.
انواع انبار‌ها در warehousing شامل انبار‌های عمومی، خصوصی، تعاونی و مراکز توزیع است. انبار عمومی، مکانی است که توسط مشاغل مختلف، برای نگهداری محصول یا کالا اجاره داده می‌شود. معمولاً شرکت‌های بزرگ یا ادارات دولتی، مالک این انبار‌ها هستند.
گاهی برخی از کسب و کار‌ها تصمیم می‌گیرند تا فضای اضافه خود را به عنوان انبار به دیگران اجاره دهند، که به آن انبار خصوصی می‌گویند. مرکز توزیع نیز مکانی است که در آن محموله دریافت و به مکان جدید، منتقل می‌شود.
اهداف و وظایف انبار داری
هدف از ایجاد و تشکیل انبار، نگهداری و در دسترس نگه‌داشتن کالا‌ها و وسایل مورد نیاز است. در صورت عدم توزیع و تهیه کالا‌های مورد نیاز واحد‌های مصرف‌کننده، فعالیت شرکت‌ها با اختلال مواجه می‌شود. از جمله فعالیت‌های انباردار می‌توان به حفظ و نگهداری کالا‌های مورد نیاز در حد تناسب، همکاری در خرید، دریافت و کنترل کالا‌های خریداری شده، نگهداری صحیح کالا‌ها در انبار، سرعت در تحویل کار و اجرای قوانین سازمان یا مؤسسه که جنبی مالی دارند، اشاره کرد.
اصول انبار داری
انبار و اصول انبارداری یکی از مهمترین بخش‌های سازمان یا شرکت محسوب می‌شود؛ زیرا بخش بزرگی از ثروت و دارایی‌های مؤسسه در آن قرار دارد. موجودی کالا‌های انبار باید به صورت منظم و در یک محل امن نگهداری و بررسی شود؛ به طوری که نحوه دسترسی به آن‌ها راحت باشد. محافظ انبار باید به مواردی مانند نوع و مقدار مواد، حداکثر و حداقل موجودی کالا‌ها و همچنین نقطه سفارش مواد دقت داشته باشد. اداره انبار‌ها کاری سخت و هزینه بر است و بیشتر مؤسسه‌ها به دنبال راهی برای کاهش هزینه‌ها هستند تا بتواند کارایی و سود شرکت خود را بیشتر کنند؛ به همین دلیل آشنایی با اصول انبار داری امری مهم و ضروری است.
مزایای انبار داری
سیستم warehousing در هر سازمان یا مؤسسه‌ای، باعث سودآوری بیشتر می‌شود و مزایای فراوانی به دنبال دارد. از جمله مزایای این سیستم می‌توان به دریافت و نگهداری صحیح کالا، جلوگیری از خرید‌های تکراری، جلوگیری از وقفه در تولید، تسریع در انجام امور شرکت، صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید، کاهش ضایعات و اتلاف کالا، دسترسی آسان‌تر به کالا‌ها، دسترسی راحت به اطلاعات مورد نیاز کالا، جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی در انبار‌ها و همچنین کاهش رکود سرمایه که ناشی از نگهداری بیش از اندازه کالا‌ها در انبار است، اشاره کرد.
مراحل انبار داری
مراحل انبار داری شامل مجموعه‌ای از فعالیت و عملیات‌هایی است که در انبار‌ها از مرحله تحویل تا بسته‌بندی و صدور کالا انجام می‌گیرد. این مراحل شامل پذیرش کالا، جابجایی کالا، درخواست خروج کالا، بسته‌بندی و در نهایت تحویل کالا است. در مرحله اول یعنی پذیرش کالا، شرکت‌های حمل و نقل یا صاحبان کالا با توجه به مقررات موجود برای ورود کالا‌ها به انبار، باید مجوز‌های لازم را دریافت کنند. بعد از پذیرش کالا، یک مکان مناسب با توجه به استاندارد‌های انبارداری، برای ذخیره کالا در نظر گرفته می‌شود. سپس محافظ انبار به وسیله رسید صادر شده، کالا را جمع‌آوری و به محل تحویل منتقل می‌کند و در نهایت بارگیری انجام می‌شود.
مدیریت انبار شامل چه مواردی می‌شود؟
مدیریت انبار شامل فرآیند‌ها و نرم‌افزار‌هایی است که به شرکت یا سازمان این امکان را می‌دهد که بتواند از زمان ورود محصول یا کالا‌های دیگر به انبار تا زمان انتقال، آن‌ها را کنترل و مدیریت کند. در واقع سیستم مدیریت انبار، به منظور کمک به کاربران برای بهبود کارایی ردیابی موجودی کالا‌ها در انبار یا مرکز توزیع، طراحی شده است. همچنین این سیستم، فرآیند‌های خاصی مانند دریافت، چیدمان و کنار گذاشتن محصولات در انبار را دقیق‌تر و سریع‌تر می‌کند.
جمع‌بندی
وجود انبار در سازمان یا شرکت علاوه بر بهبود خدمات به مشتری، سبب افزایش سود و راندمان کاری نیز می‌شود. برای داشتن عملکرد مناسب در انبار باید چیدمان خوب، برنامه‌ریزی و جریان کار مناسب در آن اجرا شود. تدارکات و تیم خرید انبار نیز باید برنامه‌ای منظم و دقیق داشته باشند تا بتوانند رابطه موفقی با همه تأمین‌کنندگان برقرار کنند و از تحویل به موقع کالا‌ها و همچنین موجودی آن‌ها اطمینان حاصل کنند. طبق تحقیقات صورت گرفته تقاضا برای انباردار و انبارداری در حال حاضر رو به افزایش است و سمت‌های مختلفی برای این کار معرفی و در نظر گرفته شده است که در آینده‌ای نه چندان دور، برای بهره وری بیشتر به آن‌ها نیاز است.
